Товар на консигнации и ответственном хранении

При инвентаризации считают всё, что стоит на полках. Но не всякая коробка на полке принадлежит вам. На складе оптовой компании по электронике стоят 120 телевизоров поставщика на комиссии, а собственный товар компании уже восемь месяцев лежит у самаркандского дилера, и никто его не подтверждал. В первом случае запасы выглядят завышенными, во втором никто не убедился, что товар вообще существует. Общее правило при проверке таких мест: важно не то, на чьём складе лежит товар, а кто его собственник.

Два направления

Проблема приходит с двух сторон:

• Чужой товар на вашем складе: консигнация, комиссия, ответственное хранение, товар клиента, оставленный на время.
• Ваш товар у других: региональный дилер, агент, оператор 3PL, партия на складе маркетплейса, торговая точка на базаре.

В первом случае риск в том, что запасы, остатки, а иногда и ответственность выглядят больше, чем есть на деле. Во втором актив числится в учёте, но никто не проверял, кто и как его хранит.

Первое направление: чужой товар на вашем складе

Аудитор прежде всего запрашивает договоры: какие товары приняты без перехода права собственности? Затем смотрит, как они учитываются.

1. Физически ли отделён чужой товар, помечен ли он знаком или этикеткой?
2. В 1С он стоит на отдельном учёте (забалансовом или в отдельном регистре) или смешан с обычным остатком?
3. Записывается ли он при пересчёте на отдельный лист?
4. Отчитываетесь ли вы перед владельцем при продаже и в какие сроки?
5. Кто отвечает, если товар утрачен или испорчен? Есть ли страховка?

Аудитор не только спрашивает ответы на эти вопросы, но и сам идёт на склад и смотрит. Смешение — самая частая угроза. Если 120 телевизоров попадут в обычный остаток, компания может продать их как «свои», назначить цену и начислить резерв, а когда владелец потребует товар, на складе его не окажется.

Пример: смешавшийся остаток

В 1С по телевизорам числится остаток 340 штук, при пересчёте тоже насчитали 340, поэтому всё кажется в порядке. Но 120 из них на комиссии, то есть принадлежат поставщику. Собственных телевизоров у компании 220. Если себестоимость одного телевизора 3 000 000 сумов, запасы завышены на 360 миллионов сумов. Если поставщик попросит вернуть товар, реальные запасы компании сразу уменьшатся на треть, а планы продаж сорвутся. Результат пересчёта здесь ошибки не покажет: проблема не в количестве, а в праве собственности.

Второе направление: ваш товар у других

Здесь главное доказательство приходит снаружи. Аудитор запрашивает письменное подтверждение у стороны, у которой лежит товар: отправляется список «на такую-то дату у вас числится следующий товар», а они возвращают его с подтверждённым остатком и состоянием. Полагаться только на собственные записи нельзя, ведь вы не знаете, что происходит внутри дилера. Если ответ не пришёл, запрос повторяют, и это тоже фиксируют: молчание не является подтверждением.

На примере самаркандского дилера проверяют как минимум четыре вещи:

• есть ли акт приёма-передачи, подписанный обеими сторонами;
• поступают ли от дилера свежие отчёты о продажах и совпадают ли они с вашими отгрузками в 1С;
• были ли за восемь месяцев расчёты (деньги или возврат);
• совпадают ли наименование, количество и серийные номера с остатком в списке дилера.

То же самое для товара на складе маркетплейса: сверьте отчёт платформы об остатках со своими отгрузками и продажами в 1С. Расхождение — признак недостачи или неучтённого возврата.

Комплект документов

По каждому случаю в папке должны лежать договор (консигнации, комиссии или хранения), акты приёма-передачи, письменные подтверждения, последние отчёты о продажах. В договоре должны быть указаны момент перехода права собственности, кто несёт убытки и срок возврата. По точным юридическим вопросам посоветуйтесь с юристом.

Типичные ошибки

• Чужой товар вносится в лист пересчёта общей строкой.
• Сверки с дилерами не проводятся ни разу в год.
• В договоре не указан срок возврата, и товар «навсегда» лежит у дилера.
• Товар оставляют «временно» по устной договорённости без документов.
• Запрос внешнего подтверждения отправляется только через кладовщика, а ответ аудитор получает не напрямую.

Вывод

Остаток достоверен только тогда, когда в нём показан ваш товар как ваша собственность. OmborAudit сопоставляет по чужому и находящемуся вовне товару договоры, подтверждения и отчёты о продажах и обосновывает право собственности документами.