Cut-off тест: движения на границе периода

Вечером 31 декабря на склад текстильного импортёра пришла машина. Товар приняли, разместили на стеллажах, но приход в 1С провели только 3 января. На отчётную дату, то есть на конец года, эта партия на складе есть, а в учёте её нет. Точно так же продажу товара, отгруженного 30 декабря, могут записать 2 января. Проверка таких сдвигов на границе периода называется cut-off тестом.

Почему граница важна

Остаток в отчётности, кредиторская задолженность, выручка и прибыль привязаны к отчётной дате. Каждое движение около границы должно попасть в правильный период, иначе искажаются оба. Три типичные ошибки:

• Товар пришёл до даты, документ проведён после: остаток и кредиторская задолженность занижены. Например, если партия на 85 миллионов сумов пришла 30 декабря, а проведена 3 января, и запасы, и долг окажутся меньше на 85 миллионов сумов.
• Товар отгружен до даты, продажа записана позже: остаток завышен, выручка занижена.
• Наоборот: товар отгружен в январе, а документ проведён датой декабря. В итоге год выглядит «лучше».

Как провести тест

1. В день пересчёта запишите последние номера документов: последний приход № и последний расход №. Лист подписывают кладовщик и члены комиссии.
2. На время пересчёта остановите движение товара. Если это невозможно, фиксируйте каждое движение в отдельном списке.
3. Возьмите последние 10–15 документов прихода и расхода до отчётной даты. Сравните физическую дату (журнал проходной, накладная на груз у водителя) с датой в 1С.
4. Сделайте то же для первых 10–15 документов после отчётной даты.
5. Посмотрите историю изменений в 1С: нет ли документов, внесённых после закрытия периода или проведённых задним числом.

Если пересчёт не совпадает с отчётной датой (например, считали 28 декабря), к результату пересчёта прибавляют приходы от даты пересчёта до отчётной даты и вычитают расходы. Этот расчёт тоже отражается в рабочем документе. Каждый найденный сдвиг заносится в реестр находок с суммой, причиной и проводкой исправления.

Пример: прослеживаем одну партию

В списке последних приходов есть документ № 2417: партия ткани на 85 миллионов сумов. В накладной поставщика дата 30 декабря, по журналу проходной машина въехала 30 декабря в 17:40, подпись кладовщика на накладной на груз у водителя тоже стоит этим днём. Но в 1С документ проведён 3 января. Аудитор записывает это расхождение как находку: запасы и кредиторская задолженность занижены на 85 миллионов сумов. Затем он спрашивает о причине: бухгалтер получил накладную уже в новом году, кладовщик поздно передал документ или программа закрыла период? От причины зависит и рекомендация: порядок ежедневной передачи накладных или правило вносить документ в день приёмки.

Товар в пути

Для компании-импортёра здесь больше всего вопросов. Товар в пути из Китая или Турции, оплата прошла, а склад его ещё не видел. Чей это товар и когда переходит риск, зависит от условий поставки в договоре (по Incoterms это FCA, DAP и т. д.). Поэтому по каждой партии в пути смотрят договор и дату перехода в грузовых документах. Товар, который склад ещё не пересчитал, но право собственности на который уже перешло, нужно показывать в учёте отдельно как «товар в пути». Какое правило учёта применять, уточняется у бухгалтера.

Где возможны нарушения

• Даже при формально закрытом периоде в первую неделю января выписывают документы датой декабря.
• В конце года вводят крупную отгрузку, а в январе оформляют такой же возврат.
• Товар, не доехавший до склада покупателя, записывается как проданный.
• Возвращённый товар проводится приходом датой до отчётной, хотя вернулся он в январе.

Подозрительный признак: резкий рост возвратов или аннулированных документов в первую неделю января.

Вывод

Cut-off тест не требует большой работы: хватает нескольких десятков документов и подписанного листа с номерами в день пересчёта. Зато он относит запасы и долги к правильному периоду. OmborAudit сопоставляет движения вокруг граничной даты по физическим и учётным датам и показывает найденные сдвиги в суммах.