Omborchi yoki direktor almashganda: qabul-topshirish auditi

Omborchi ishdan ketadi, yangisi keladi. Qoldiq «dasturdagi bo'yicha» topshiriladi, imzo qo'yiladi, hamma xotirjam. Uch oydan keyin kamomad chiqadi va savol tug'iladi: bu eski omborchining kamomadimi yoki yangisiniki? Hujjatlarda esa bunga javob yo'q. Rahbar almashganda ham xuddi shunday: yangi direktor kelishi bilan «oldingi davrdagi» muammolar uning zimmasiga tushib qolishi mumkin. Qabul-topshirish auditi shu noaniqlikni yo'qotadi: topshirilayotgan paytdagi haqiqiy holatni mustaqil tomon ishtirokida qayd qiladi.

Nega «dasturdagi bo'yicha» topshirish xavfli

Dasturdagi qoldiq mavjud tovarni emas, kiritilgan hujjatlarni ko'rsatadi. Agar u haqiqatdan farq qilsa, ikkala tomon ham zarar ko'radi. Ketayotgan omborchi keyin paydo bo'ladigan kamomad uchun ayblanishi mumkin, kelayotgani esa o'zi yaratmagan farq uchun javobgarlikni oladi. Egasi esa kamomad qachon va kimning davrida paydo bo'lganini isbotlay olmaydi. Mustaqil sanoq va imzolangan dalolatnoma uchala tomonni ham himoya qiladi.

Topshirish tartibi

1. Sanani belgilang va ikkala xodimga hamda rahbarga yozma xabar qiling. Odatda topshirish ish kunining oxirida yoki dam olish kuni o'tkaziladi, shunda sanoq ish jarayoniga xalaqit bermaydi. Shu paytgacha ombor harakati to'xtatiladi yoki cheklanadi.
2. Hujjatlarni yoping. Sanagacha barcha kirim, chiqim va qaytarishlar dasturga kiritilsin. Shu sana davrlar orasidagi chegara bo'ladi.
3. Komissiya tuzing: topshiruvchi, qabul qiluvchi, rahbar vakili va mustaqil tomon (ichki nazorat mutaxassisi yoki tashqi auditor).
4. Sanoqni ikki guruh bilan o'tkazing. Topshiruvchi va qabul qiluvchi sanoqda qatnashadi, lekin natijaga ikkalasi emas, mustaqil tomon javob beradi.
5. Solishtirma vedomost tuzing: har bir pozitsiya bo'yicha dasturdagi va haqiqiy qoldiq, farq soni va summasi.
6. Farqlarni ko'rib chiqing. Tushuntirish topilganlari hujjatlansin, topilmaganlari aniq yozib qo'yilsin.
7. Dalolatnomani imzolang: kim, qaysi sanada, qaysi qoldiqni topshirgani va qabul qilgani. Farq bo'lsa, kelayotgan xodim «izoh bilan qabul qildim» deb yozishga haqli.

Xodim kelishmasdan ketib qolgan bo'lsa

Ba'zan omborchi ogohlantirmay ketadi. Unda ham sanoqni kechiktirmang: unga yozma xabar yuborib, sanoq sanasi va vaqtini bildiring, qatnashish imkoniyatini bering. U kelmasa ham komissiya sanoqni o'tkazadi, kelmaganligi dalolatnomada qayd qilinadi. Tovar kimningdir nazoratisiz uzoq turmasin.

Direktor yoki bosh buxgalter almashganda

Omborchi almashuvidan farqli ravishda, rahbar almashganda tizim va ruxsatlar ham o'zgaradi. Quyidagilarni alohida tekshiring:

• Dastur ruxsatlari: ketgan odamning foydalanuvchisi o'sha kuni bloklansin, yangisiga faqat o'z vazifasiga mos huquq berilsin.
• Imzo huquqlari: hisobdan chiqarishni, qoldiq tuzatishni va to'lovni kim tasdiqlashi yangidan yozilsin.
• Kalitlar, kodlar va kuzatuv yozuvlariga kirish: ularni almashtiring yoki kimda borligini ro'yxatga oling.
• Yetkazib beruvchilar bilan kelishuvlar: og'zaki shartlar, kechiktirilgan to'lovlar, konsignatsiya va ochiq buyurtmalar ro'yxati yangi rahbarga topshirilsin.

Dalolatnomada nima bo'lishi kerak

Dalolatnoma qisqa, lekin to'liq bo'lsin: topshirish sanasi va vaqti, komissiya a'zolari va ularning lavozimlari, sanoq usuli (ikki guruh, shtrix-kod skaneri yoki qo'lda), solishtirma vedomostga havola, tushuntirilgan va tushuntirilmagan farqlar yig'indisi, qabul qiluvchining izohi va barcha a'zolarning imzosi. Hujjatni dasturdagi qoldiq vedomosti bilan bitta papkada saqlang, shunda keyinchalik «qaysi qoldiq asosida topshirilgan edi» degan savol tug'ilmaydi.

Shartli misol

Dorixonalar tarmog'ida bosh ombor mudiri almashdi. Dasturda qoldiq 640 mln so'm. Mustaqil sanoqda 612 mln so'm chiqdi, farq 28 mln so'm. Hujjatlar tahlili 11 mln so'mni tushuntirdi: ikkita nakladnoy dasturga kechikib kiritilgan edi. Qolgan 17 mln so'm «izohsiz farq» sifatida dalolatnomaga yozildi va eski davrga tegishli deb qayd etildi. Uni keyin qanday hal qilish, ya'ni qo'shimcha tekshiruv o'tkazishmi yoki boshqa choramimi, rahbariyat va yurist qarori. Yangi mudir esa aniq boshlang'ich qoldiq bilan ishga kirishdi. Keyingi chorakda kamomad chiqsa, u kimning davriga tegishli ekanini ko'rsatadigan hujjat bor.

Xulosa

Qabul-topshirish auditi hajmga qarab bir necha soatdan bir necha kungacha vaqt oladi, ammo keyingi bahslarning ko'pini oldini oladi. Dalolatnoma ayblash uchun emas, ishonch uchun kerak. Javobgarlik masalalari mehnat va fuqarolik qonunchiligiga bog'liq, shuning uchun ularni yurist bilan kelishing. OmborAudit mustaqil tomon sifatida sanoqda qatnashadi, solishtirma vedomost tuzadi va dalolatnomani komissiya bilan imzolashga tayyorlaydi.