Jarayon xaritasi: kirimdan jo'natishgacha

Jarayon odamlarning xotirasida va og'zaki kelishuvlarda yashasa, uni baholab ham, yaxshilab ham bo'lmaydi: har kim o'zi ko'rgan qismini biladi, butun manzarani esa hech kim ko'rmaydi. Jarayon xaritasi shu manzarani bir varaq qog'ozga chiqaradi. Unda har bir qadam, uni bajaruvchi, hujjat va tizim ko'rinadi. Shundagina nazoratdagi bo'shliq ko'zga tashlanadi: tovar o'tadigan, lekin hech kim javob bermaydigan joy.

Xaritada nimalar bo'ladi

Ombor uchun eng qulayi «yo'laklar» (swimlane) ko'rinishidagi sxema. Har bir yo'lak bitta rolga tegishli: yetkazib beruvchi, qabulchi, omborchi, menejer, buxgalter. Qadamlar chapdan o'ngga, vaqt bo'yicha joylashadi, yo'lakdan yo'lakka o'tish esa topshirishni, ya'ni javobgarlik kimga o'tganini ko'rsatadi. Belgilar oddiy:

• to'rtburchak: harakat («miqdorni sanash»);
• romb: qaror («miqdor nakladnoyga mosmi?»);
• hujjat belgisi: qaysi qog'oz yoki fayl hosil bo'ladi;
• tizim belgisi: qaysi dasturga yoziladi (1C, Excel, WMS).

Qanday chiziladi

1. Chegarani belgilang: qayerdan (mashina darvozaga kirdi) qayergacha (mijoz tovarni oldi).
2. Walk-through va suhbat yozuvlaridan qadamlarni chiqaring. Har bir qadam «fe'l + ob'ekt» ko'rinishida yoziladi: «dalolat tuzish», «kirimni o'tkazish».
3. Har qadamga bajaruvchi, hujjat va tizimni yozing.
4. Istisnolarni unutmang: miqdor mos kelmasa, tovar buzuq chiqsa, yetkazib beruvchi hujjatsiz yuborsa nima bo'ladi.
5. Nazorat nuqtalarini belgilang va raqamlang (N1, N2…): qadamga ichki tekshiruv kiradigan joylar.
6. Xaritani jarayon egasiga ko'rsating: «Bu haqiqatga mosmi?» U tuzatishlar kiritadi.

Vosita muhim emas. Doska, qog'oz, draw.io ham bo'ladi, ba'zan oddiy Excel jadval (qadam, kim, hujjat, nazorat) ham yetadi.

Misol: maishiy texnika importyori

Qabuldan viloyat dilerga jo'natishgacha sakkiz qadam chiqdi: 1) konteyner keldi, haydovchi yuk xatini topshirdi; 2) qabulchi plomba va qadoqni ko'zdan kechirdi; 3) omborchi qutilarni sanadi; 4) qabulchi dalolat tuzdi; 5) operator 1C'da kirim qildi; 6) tovar joyga qo'yildi; 7) buyurtma bo'yicha terildi; 8) viloyatga jo'natildi.

Xaritada darhol uchta bo'shliq ko'rindi:

• 3 va 5-qadamni bir odam bajaradi: sanagan ham, hisobga kirgizgan ham o'sha;
• 4-qadamda dalolat faqat nomuvofiqlik bo'lganda yoziladi, ya'ni «hammasi joyida» holati hujjatsiz qoladi;
• 7 va 8-qadam orasida terilgan tovarni nakladnoy bilan solishtiruvchi hech kim yo'q.

Matn bilan yozilgan reglamentda bu uch gap ko'rinmagan edi, chunki unda har bir bosqich «mas'ul xodim» deb yozilgan.

Xaritada nimani qidirish kerak

• Egasi yo'q qadam: kim javob berishi noma'lum.
• Hujjatsiz qadam: harakat qilinadi, iz qolmaydi.
• Bitta odam kirim bilan hisobga olishni birga bajaradi.
• Hujjat jismoniy harakatdan keyin tuziladigan joylar.
• Qaytish halqasi yo'q: brak va qaytarilgan tovar qayerga ketishi chizilmagan.
• Ikkita yo'l: «rasmiy» va «tezkor», ikkinchisi qog'ozda yo'q.

Topilgan bo'shliqlar qizil rangda belgilanadi va keyin topilmalar reestriga o'tkaziladi.

Nazorat nuqtalarini qanday ajratish

Xaritadagi nazorat nuqtalari ikki xil bo'ladi. Oldini oluvchi nazorat xatoni sodir bo'lishidan oldin to'xtatadi: masalan, qabulda miqdorni ikkinchi kishi qayta sanaydi (N1). Aniqlovchi nazorat xatoni keyin topadi: masalan, har hafta jo'natilgan tovarni 1C'dagi chiqim bilan solishtirish (N2). Ikkalasi ham kerak, lekin faqat aniqlovchi nazoratga tayangan jarayon yo'qotishni ko'pincha kech payqaydi. Xaritaga qarab auditor har bir muhim risk uchun kamida bitta nazorat nuqtasi borligini tekshiradi. Risk bor, nazorat yo'q bo'lsa, bu bo'shliq. Nazorat bor, lekin uni hech kim bajarmasa, bu ham bo'shliq.

Hozirgi va kerakli xarita

Avval haqiqiy (as-is) xarita chiziladi, ya'ni reglamentda yozilgani emas, amalda bo'layotgani. Keyin yaxshilangan (to-be) variant tuziladi. Ikki xarita orasidagi farq esa tavsiyalar ro'yxatiga aylanadi: qo'shiladigan tekshiruv, ajratiladigan vazifa, kiritiladigan hujjat.

Xulosa

Yaxshi xarita ko'p sahifali tavsifdan ko'ra ko'proq narsani ochib beradi: u javobsiz qolgan qadamni bir qarashda ko'rsatadi. OmborAudit xaritani jarayon egasi bilan birga chizadi va undagi bo'shliqlarni aniq tavsiyalarga aylantiradi.