Tavsiyalar bajarilishini kuzatish (follow-up)

Audit hisoboti topshirildi: 14 ta tavsiya, rahbar «yaxshi, ko'rib chiqamiz» dedi. Olti oydan keyin ikkinchi tekshiruv o'tdi va 14 tadan 9 tasi o'sha-o'sha qoldi. Hech kim hech narsani yashirmagan: shunchaki oddiy kunlik ishlar tavsiyalarni surib qo'ydi, bajarilishini esa hech kim so'ramadi. Follow-up, ya'ni tavsiyalar bajarilishini kuzatish, auditning ikkinchi yarmi: usiz hisobot tarixga aylanadi, ish esa hamon eski holatda qoladi.

Kuzatuv jadvali

Eng oddiy vosita bitta jadval, Excel yoki umumiy hujjat. Ustunlari: tartib raqami, topilma, muhimlik darajasi, tavsiya, mas'ul, muddat, holat, dalil va izoh. Holatlar to'rt-beshta bo'lsin: ochiq, jarayonda, bajarildi, yopildi, kechikmoqda. «Bajarildi» va «yopildi» bir narsa emas: bajarildi deb mas'ul o'zi yozadi, yopildi esa auditor yoki mustaqil rahbar dalilni ko'rgach qo'yiladi.

Misol: besh filialli kosmetika tarmog'i

Tarmoqda audit 14 ta tavsiya berdi: 3 tasi yuqori, 6 tasi o'rta, 5 tasi past muhimlikda. Yuqori darajalilar uchta: qoldiq tuzatishga ikkinchi tasdiq qo'shish (30 kun), qimmat parfyumeriya uchun yopiq javon (45 kun), hisobdan chiqarish bo'yicha komissiya tuzish (30 kun). Har biriga mas'ul va muddat yozildi, nazorat nuqtalari esa 30, 60 va 90-kunga qo'yildi.

30-kunda tekshiruv ikkita tavsiya «bajarildi» deb belgilanganini ko'rsatdi. Auditor har filialdan oxirgi oyning bir nechta hujjatini tanlab ko'rdi: ikkinchi tasdiq uchta filialda ishlayapti, ikkitasida hamon yo'q. Holat «bajarildi»dan «qisman» ga o'zgardi va yopilmadi. Jadvalsiz bu farq ko'zga tashlanmasdi.

60-kunda uchinchi tavsiya bo'yicha komissiya tuzilgani ma'lum bo'ldi, lekin hisobdan chiqarish dalolatnomalarining hammasida hamon bitta imzo bor edi. Mas'ulga muddat 15 kunga uzaytirildi, sabab va yangi sana jadvalga yozildi.

Qayta tekshirishda qanday dalil olinadi

«Bajarildi» so'zi dalil emas. Dalil turi tavsiyaga bog'liq:

1. Reglament va buyruq: yangi hujjat nusxasi, xodimlar imzolagan tanishuv varag'i.
2. Tizim sozlamasi: ruxsatlar ekrani, rollar jadvali, eksport qilingan jurnal.
3. Amalda bajarilish: so'nggi 30 kunlik hujjatlardan tanlab ko'rish.
4. Kuzatuv: jarayonni joyida bir marta ko'rish, kerak bo'lsa sanoq.

Muhim shart: yangi tartib kamida bir-ikki oy ishlagan bo'lsin. «Auditor kelishi arafasida tuzilgan» tartib sinovdan o'tmaydi.

Qoidalar: muddat, rad etish va kuzatuvchi

Hamma tavsiya ham o'z vaqtida bajarilmaydi, shuning uchun qoida kerak:

• Uzaytirish yozma, sabab va yangi muddat bilan, uni mas'ulning rahbari tasdiqlaydi. Ikki martadan ko'p uzaytirilgan tavsiya darajasi oshiriladi.
• Rahbar tavsiyani bajarmaslikka qaror qilsa, bu ham yozib qo'yiladi: «Xavf tushunilgan va qabul qilingan». Shunda tavsiya jim yo'qolib ketmaydi.
• 30 kunlik kechikish mas'ulning rahbariga, 60 kunlik kechikish direktor yoki egasiga yetkaziladi.

Kim va qanchalik tez-tez kuzatadi

Kuzatuvchi bo'lmasa, jadval o'ladi. Bitta odamni tayinlang: ichki nazorat mutaxassisi, direktorning yordamchisi yoki tashqi auditor. U oyiga bir marta holatlarni yangilaydi, haftada esa 15 daqiqalik qisqa yig'ilishda faqat kechikayotganlarni ko'rib chiqadi. Direktorga oyiga bir sahifa yetarli: nechta yopildi, nechta kechikmoqda va nima uchun.

Ko'rsatkich va odatiy xatolar

Follow-up hisoboti sodda raqamlardan iborat: nechta tavsiya yopildi, nechtasi jarayonda, nechtasi kechikmoqda, qaysi topilmalar takrorlandi. Misolimizda 14 tadan 9 tasi yopilgan (64%), 3 tasi jarayonda, 2 tasi kechikmoqda. Bu raqamga qarab keyingi tekshiruvda qaysi joylarga ko'proq e'tibor qaratish aniq bo'ladi. Takrorlangan topilmalar ulushi alohida ko'rsatiladi: u kamayib bormasa, muammo tavsiyada emas, uning bajarilishida.

Odatiy xatolar

• Hammasini birdan boshlash: 14 tavsiya bir vaqtda qo'yilsa, birortasi ham oxiriga yetmaydi. Avval uchta yuqori darajalisini yoping.
• Mas'ul sifatida «ombor» yoki «buxgalteriya» yozish: bo'limga emas, ismli odamga topshiriq bering.
• «Imkon qadar tez» kabi muddat: aniq sana yozing.
• Natijani o'lchamaslik: qoldiq tuzatishga nazorat qo'yilgan bo'lsa ham, kamomad kamaydimi yoki yo'qmi, shuni keyingi sanoqda ko'ring.

Xulosa

Tavsiya bajarilguncha foyda keltirmaydi. Mas'ul, muddat, dalil va mustaqil tasdiq bor joyda hisobot ishga aylanadi. OmborAudit tavsiyalar rejasini ustuvorlik, mas'ul va muddat bilan topshiradi, istasangiz, belgilangan muddatda bajarilishni qayta tekshiradi.