Ma'lumotlarni tahlil qilish orqali audit

An'anaviy audit minglab hujjatdan atigi 60 tasini ko'rib chiqadi, qolganlariga esa namunaga tayanib ishonadi. Bu usul ishlaydi, lekin kamchiligi bor: xato yoki suiiste'mol namunaga tushmay qolishi mumkin. Dasturda tahlil qilish bu cheklovni yo'qotadi: kompyuter ichimliklar distribyutorining 52 000 qatorli harakat jurnalini bir necha daqiqada ko'rib chiqadi, auditor esa eng g'alati qatorlarni qo'lda tekshiradi. Ma'lumotlar tahlili hamma yozuvni testdan o'tkazadi, kishi esa faqat natijani sharhlaydi.

Avval ma'lumotning to'liqligini tekshiring

Tahlil eksport qilingan faylga tayanadi, shuning uchun birinchi qadam: fayl to'liqmi? 1C yoki boshqa tizimdan harakatlar jurnalini oling: sana, hujjat raqami, pozitsiya, miqdor, summa, kontragent, foydalanuvchi va yozuv kiritilgan vaqt. Keyin tekshiring:

• qatorlar soni va sanalar oralig'i so'ralgan davrga mos keladimi;
• oy boshidagi qoldiq + kirim − chiqim = oy oxiridagi qoldiq tenglamasi eksport bo'yicha ham bajariladimi;
• bo'sh maydonlar, matn ko'rinishida saqlangan sonlar va takror sarlavhalar yo'qmi.

Tenglama bajarilmasa, tahlil boshlanmaydi: avval eksportdagi nuqson topiladi.

Oltita oddiy test

1. Takror: bir kunda bir xil mahsulot, miqdor, summa va kontragent bilan ikki marta kiritilgan yozuvlar.
2. Vaqt: dam olish kuni yoki tunda, ish vaqtidan tashqarida kiritilgan yozuvlar.
3. Yaxlit sonlar: qoldiq tuzatishlari ketma-ket 100, 500 yoki 1 000 ga yaxlitlangan. Haqiqiy farqlar odatda notekis bo'ladi.
4. Raqamlar uzilishi: hujjatlar 1 dan 2 400 gacha tartib bilan ketadi, lekin 1187–1195 yo'q. Ular o'chirilganmi?
5. Manfiy qoldiq: tizimda tovar bo'lmasa-da, sotuv o'tkazilgan kunlar.
6. Chegara ostida: tasdiqlash chegarasi 5 million so'm bo'lsa, ko'plab yozuv 4,9 million atrofida, ya'ni summa bo'linib kiritilgan.

Excel'da buning ko'pi pivot jadval, COUNTIFS va saralash bilan bajariladi. Maxsus dastur shart emas.

Misol: ichimliklar distribyutori

Uch oylik jurnalda 52 380 qator bor. Testlar natijasi: 41 ta takror yozuv (jami 3,7 million so'm), yakshanba kuni kiritilgan 118 ta yozuv (ulardan 96 tasi qoldiq tuzatishi), hujjat raqamlarida ikkita uzilish (jami 31 raqam).

Qo'lda tekshirgach manzara o'zgaradi. 41 ta takrordan 36 tasi haqiqatan ikkita alohida yetkazma bo'lib chiqdi: ikki xil partiya bir kunda yuklangan. Faqat 5 tasi (0,9 million so'm) bir yetkazma ikki marta kiritilgani edi. Yakshanba tuzatishlari esa jiddiy savol tug'dirdi: ombor dam olish kuni yopiq, 96 yozuvni esa bitta foydalanuvchi kiritgan. Hujjat uzilishlaridan biri tizim sozlamasi tufayli chiqdi, ikkinchisi tushuntirilmay qoldi. Natijada auditor 50 mingdan ortiq qator o'rniga bir necha o'nlab yozuvga e'tibor qaratdi.

Foydalanuvchi kesimi

Test natijalarini foydalanuvchi bo'yicha guruhlash ko'pincha eng ko'p ma'lumot beradi. Jadvalda har bir xodim uchun hisobdan chiqarish, qoldiq tuzatish va hujjat o'chirish soni yonma-yon turadi. Bir odamning ulushi o'rtachadan bir necha barobar yuqori bo'lsa, bu ayblov emas, lekin suhbat uchun asos. Sabab ko'pincha oddiy: bitta kishi hamma qaytarishlarni rasmiylashtiradi yoki parol ulashilgan. Shuning uchun umumiy hisob nomlari ishlatilmayotganini ham tekshiring.

Natija va cheklovlar: ro'yxat, hukm emas

Dastur topgan yozuv xato degani emas. Bu signal, uni hujjat, suhbat yoki kuzatuv bilan tasdiqlash kerak. Soxta signallar normal hodisa: yuqoridagi misolda takrorlarning ko'pchiligi oddiy chiqdi. Ro'yxatni xavf bo'yicha tartiblang: summa, takrorlanishi va bir foydalanuvchiga bog'liqligi hisobga olinadi.

Cheklovlar

• Ma'lumot sifati: noto'g'ri kiritilgan jurnaldan to'g'ri xulosa chiqmaydi.
• Tahlil faqat tizimga kiritilgan yozuvni ko'radi. Hujjatsiz harakat, ya'ni tizimdan tashqari olingan tovar jurnalda yo'q.
• Ma'lumotga kirish: asl bazada emas, eksport nusxasida ishlang, huquq faqat o'qish uchun bo'lsin, maxfiylikka rioya qiling.
• Sozlamalar: formulalar va filtrlar hujjatlashtirilmasa, natijani takrorlab bo'lmaydi.
• Faqat ichki ma'lumot: bank ko'chirmasi, yetkazib beruvchi hisobi yoki marketplace hisoboti bilan solishtirmasdan, tizim ichidagi mosliklarga to'liq ishonib bo'lmaydi.

Xulosa

Tahlil tanlab tekshirishning o'rnini bosmaydi, uni to'ldiradi: kompyuter hamma qatorni ko'radi, inson esa nima muhimligini hal qiladi. OmborAudit 1C, Excel va boshqa tizimlardan eksport qilingan ma'lumotlar bilan ishlaydi, g'ayrioddiy yozuvlarni topadi va ularni hujjat hamda sanoq bilan tasdiqlaydi.