Auditga tayyorgarlik: ombor egasi va buxgalter uchun 10 qadam

Auditor kelganda eng ko'p vaqt omborning o'zida emas, hujjat qidirishda ketadi. Tayyorgarlik yaxshi bo'lsa, auditor birinchi kundanoq mohiyatga o'tadi; yomon bo'lsa, ish haftalar davomida «hujjat topilmadi» deb to'xtab turadi. Bu vaqtni ham, pulni ham yeydi. Quyida ombor egasi, finans direktori va bosh buxgalter uchun auditga tayyorgarlik tartibi berilgan. Maqsad auditdan «o'tib ketish» emas, undan eng ko'p foyda olish.

Tayyorgarlik nimani o'zgartiradi

Tayyorgarlik natijani chiroyli ko'rsatish uchun emas, auditorga haqiqiy rasmni tezroq ko'rsatish uchun kerak. Tartibli hujjatlar paketi, oldindan belgilangan sana va ogohlantirilgan jamoa audit muddatini qisqartiradi. «Hammasini tozalab qo'yish» esa teskari ishlaydi: auditor baribir izlarni topadi, ishonch esa yo'qoladi.

O'n qadam

1. Maqsadni yozing. Audit nima uchun kerak: kredit oldidanmi, rahbar almashgani uchunmi, kamomaddan shubha qilinayotgani uchunmi yoki yil yakunigami? Maqsad doirani belgilaydi: qaysi ombor, qaysi davr, qaysi tovar guruhlari.
2. Mas'ul tayinlang. Sizning tomoningizdan bitta odam, odatda bosh buxgalter yoki finans direktori, auditorning barcha so'rovlariga javob bersin. Ombor mudiri sanoqda qatnashadi, lekin tashkilotchi bo'lmaydi.
3. Sana va muddatni kelishing. Auditor ishni boshlaydigan kun, sanoq sanasi va hisobot muddati yozma belgilansin.
4. Jamoani oldindan ogohlantiring. Tekshiriladigan narsa odam emas, jarayon va tizim ekanini tushuntiring. Auditor kim bilan, qachon va nima haqida gaplashishini ham ayting. Qo'rqqan xodim hujjatni kechiktiradi.
5. Hujjatlar paketini yig'ing. Tarkibi quyida keltirilgan.
6. Dasturdan ma'lumotni yuklang: sanoq sanasidagi qoldiq, nomenklatura, tuzatish hujjatlari jurnali. Yuklangan faylni o'zgartirmang, asl nusxa saqlansin. Keyinchalik «tizimda boshqacha edi» degan bahsning oldi shunday olinadi.
7. Hujjatlarni yoping. Sanoq sanasigacha barcha kirim va chiqim dasturga kiritilsin. Yo'ldagi tovar va kutilayotgan qaytarishlar alohida ro'yxatda tursin.
8. Omborni zonalarga bo'ling. Qabul, saqlash, jo'natish, qaytgan va nosoz tovar zonalari belgilansin. Yorlig'i yo'q, shikastlangan va muddati o'tgan tovarni yashirmang, alohida ajrating.
9. Ruxsatlarni tayyorlang. Auditor dasturga faqat ko'rish huquqi bilan kirsin; omborga kirish ro'yxati va maxfiylik kelishuvi (NDA) imzolangan bo'lsin.
10. O'zingiz bilgan kamchiliklarni auditorga oldindan ayting. Bu vaqtni tejaydi va sizga bo'lgan ishonchni oshiradi.

Hujjatlar paketida nima bo'lishi kerak

Auditdan kamida bir hafta oldin quyidagilarni bitta papkaga, elektron yoki qog'oz ko'rinishda, yig'ing:

• tovar nomenklaturasi va narxlar ro'yxati;
• hisobot davri boshidagi va oxiridagi qoldiq vedomostlari;
• kirim va chiqim hujjatlari, yetkazib beruvchilar nakladnoylari, qaytarish va hisobdan chiqarish dalolatnomalari;
• oxirgi inventarizatsiya hujjatlari va farqlar qanday hal qilingani;
• yetkazib beruvchilar bilan shartnomalar, konsignatsiya va saqlashga olingan tovar ro'yxati;
• moddiy javobgarlik shartnomalari va omborga kirish huquqi jadvali;
• dasturdagi foydalanuvchilar va ularning ruxsatlari ro'yxati.

Hammasi birdan topilmasa, xavotir olmang: nima yo'qligini bilish ham muhim ma'lumot, auditor aynan shundan boshlaydi.

Taxminiy jadval

Muddat ombor hajmiga bog'liq: kichik omborga bir hafta yetadi, filiallari bor tarmoqqa bir oy kerak bo'lishi mumkin. Shartli jadval uch hafta uchun:

• Uch hafta oldin: maqsad, mas'ul va sanalar (1–3-qadamlar).
• Ikki hafta oldin: jamoani ogohlantirish, hujjatlar paketi va dasturdan yuklash (4–6-qadamlar).
• Bir hafta oldin: hujjatlarni yopish, zonalar va ruxsatlar (7–9-qadamlar).
• Sanoq arafasida: oxirgi tekshiruv. Dasturdagi va hujjat nusxalaridagi sanalar mosmi, mas'ullar joyidami, kalitlar va ruxsatlar tayyormi.

Auditorning har bir so'rovini va unga javob berilgan sanani bitta jadvalda yuriting: kelishmovchilik chiqqanda bu eng ishonchli dalil bo'ladi.

Nima qilmaslik kerak

Uchta odatiy xato audit qiymatini kamaytiradi:

• Auditdan oldin qoldiqni dasturda «to'g'rilab» qo'yish. Tuzatish hujjati tizimda iz qoldiradi va auditor uni birinchi bo'lib ko'radi.
• Hujjatlarni orqa sana bilan to'ldirish. Fayllarning yaratilgan va o'zgartirilgan vaqti saqlanib qoladi.
• Omborni bir kechada tozalab, qayta tartiblab qo'yish. Real ish tartibi ko'rinmay qoladi. Tayyorgarlik sanoqni osonlashtirish uchun, ombor qiyofasini o'zgartirish uchun emas.

Xulosa

Yaxshi tayyorgarlik auditni qimmatlashtirmaydi, aksincha, vaqtni mohiyatga yo'naltiradi: auditor hujjat qidirmaydi, tizimni tekshiradi. OmborAudit tayyorgarlik bosqichida hisob tizimidan qoldiqlarni oladi, zonalarni belgilaydi va jamoani yo'riqnomadan o'tkazadi, shuning uchun yuqoridagi qadamlarning bir qismini auditor bilan birga bajarish mumkin.