Audit hisoboti: tuzilishi va tili

Direktor 40 betlik audit hisobotini oladi. Birinchi bet tarix va metodikaga bag'ishlangan, asosiy gap esa 31-betda yashiringan. Natija ma'lum: u sarlavhalarni varaqlaydi, auditorga qo'ng'iroq qilib «Qisqasi nima?» deb so'raydi, hisobot esa javonga qo'yiladi. Auditorning bir necha haftalik mehnati rahbarning qaroriga aylanmay qoladi. Audit hisoboti ishlashi uchun uni boshqa tartibda yozish kerak: avval xulosa, keyin dalillar.

Hisobotning vazifasi auditor qancha ishlaganini ko'rsatish emas, rahbarga to'g'ri qaror qabul qilishga yordam berishdir.

Hisobot tuzilishi: xulosa birinchi

Hisobot bir sahifalik xulosadan boshlanadi (inglizchada executive summary). Unda beshta narsa bo'ladi: nima tekshirildi, asosiy 3–4 topilma raqamlar bilan, umumiy baho, eng muhim tavsiya va rahbar qaror qilishi kerak bo'lgan savol.

Mebel furniturasi ulgurji omborida xulosa shunday yozilishi mumkin: «4 120 pozitsiyadan 494 tasida (12%) hisob va fakt mos kelmadi. Umumiy farq: 38,6 million so'm kamomad va 9,2 million so'm ortiqcha. Farqning katta qismi uch jarayondan chiqadi: bir shtrix-kod ostida ikki xil artikulning saqlanishi, qaytgan tovarning kechikib kirim qilinishi va qoldiqni qo'lda tuzatish. Eng birinchi qadam: artikul kodlarini ajratish».

Hisobotning qolgan bo'limlari

Tartib doim bir xil bo'lsa, rahbar kerakli joyni darrov topadi:

1. Titul varag'i: obyekt, davr, sana, tarqatish ro'yxati.
2. Bir sahifalik xulosa.
3. Maqsad, doira va usul: yarim bet yetarli.
4. Topilmalar, eng jiddiysidan boshlab muhimlik bo'yicha.
5. Rahbariyat javobi va kelishilgan muddatlar.
6. Ilovalar.

Topilmalarni yozilgan vaqti bo'yicha emas, ahamiyati bo'yicha tartiblang: birinchi sahifada turgan gap eng muhimi bo'lsin.

Har bir topilma bir xil tuzilishda

Topilmalar o'qish oson bo'lishi uchun bir qolipda yoziladi:

1. Holat: nima aniqlandi, qancha hajmda.
2. Mezon: qanday bo'lishi kerak (reglament, shartnoma, oddiy amaliyot).
3. Sabab: nega bunday bo'ldi.
4. Ta'sir: so'm yoki vaqt hisobida qanday zarar.
5. Tavsiya: nima qilish, kim, qaysi muddatda.

Masalan: «Petlya va tutqichlar zonasida 62 pozitsiyada qoldiq farqi aniqlandi, ulardan 48 tasida bir kod ostida o'lchami har xil mahsulot saqlanadi. Mezon: har artikulga alohida kod. Sabab: nomenklaturada artikullar birlashtirilgan. Ta'sir: 11,4 million so'm kamomad va 3,1 million so'm ortiqcha, ya'ni sof 8,3 million so'm. Tavsiya: kodlarni ajratish; mas'ul: tovar hisobchisi; muddat: 30 kun».

Til: faktli, ayblovsiz

Hisobot odamni emas, jarayonni tasvirlaydi. «Omborchi e'tiborsiz» degan gap isbotlanmaydi va himoyalanish istagini uyg'otadi. «17 ta yuk xati tovar sanalmasdan imzolangan» esa fakt, uni tekshirish mumkin. Quyidagi qoidalar yordam beradi:

• har bir raqam yoniga asos yozing: «494 ta (12%)», faqat «ko'p» emas;
• «doim», «hech qachon», «umuman» kabi mutlaq so'zlardan qoching: ular bitta istisno topilishi bilan ishonchni buzadi;
• sababni taxmin qilsangiz, taxmin deb yozing, isbotlanganini esa aniq ayting;
• yaxshi topilmani ham yozing: nima to'g'ri ishlayotganini ko'rsatish hisobotga ishonchni oshiradi.

Baho o'rniga fakt yozishga misol: «hisob tartibsiz» o'rniga «qoldiqni tuzatish hujjatlarining 23 tasida izoh maydoni bo'sh»; «yetkazib beruvchilar bilan muammo bor» o'rniga «oxirgi chorakda 9 ta yetkazib berishda kam qabul qilindi, shundan 3 tasida da'vo rasmiylashtirilmagan».

Ilovalar va topshirishdan oldin tekshiruv

Asosiy matn qisqa, tafsilot ilovada bo'ladi: solishtirma vedomost, tanlab tekshirilgan hujjatlar ro'yxati, suratlar, hisoblash jadvallari. Har bir raqam ilovadagi ish hujjatiga havola qilsin, shunda rahbar yoki tashqi tekshiruvchi raqam qayerdan kelganini topa oladi. Grafik bir-ikkita bo'lsin: bir nechta jarayon bo'yicha farq ulushi yetarli. Xodimlarning shaxsiy ma'lumotlari yoki shubhali holatlar bo'yicha batafsil yozuvlar esa alohida ilovaga chiqarilib, tarqatish doirasi cheklanadi.

Topshirishdan oldin tekshiruv

1. Faktlarni ombor rahbari bilan kelishing: u baho bilan rozi bo'lishi shart emas, raqamlar to'g'riligini tasdiqlashi kifoya.
2. Tekshirilgan tomonning javobini alohida bo'limga kiriting.
3. Jami summalar qismlar yig'indisiga tengligini tekshiring.
4. Sana, versiya raqami va tarqatish ro'yxatini qo'ying.

Xulosa

Yaxshi hisobot qisqa gapdan boshlanadi, har bir topilmani raqam bilan isbotlaydi va rahbarga aniq qadam ko'rsatadi. OmborAudit hisobotlarini shu tartibda tuzadi: bir sahifalik xulosa, bir xil qolipdagi topilmalar va ilovada to'liq dalillar.