Смена кладовщика или директора: аудит приёма-передачи склада

Кладовщик увольняется, приходит новый. Остаток передают «по программе», ставят подписи, все спокойны. Через три месяца вскрывается недостача, и возникает вопрос: это недостача прежнего кладовщика или нового? В документах ответа на это нет. При смене руководителя то же самое: с приходом нового директора проблемы «прошлого периода» могут оказаться на его плечах. Аудит приёма-передачи снимает эту неопределённость: он фиксирует реальное состояние на момент передачи с участием независимой стороны.

Почему передавать «по программе» опасно

Остаток в программе показывает не имеющийся товар, а внесённые документы. Если он расходится с действительностью, страдают обе стороны. Уходящего кладовщика могут обвинить в недостаче, которая обнаружится позже, а пришедший принимает ответственность за разницу, которую не создавал. Владелец же не сможет доказать, когда и в чей период возникла недостача. Независимый пересчёт и подписанный акт защищают всех троих.

Порядок передачи

1. Назначьте дату и письменно уведомите обоих сотрудников и руководителя. Обычно передачу проводят в конце рабочего дня или в выходной. К этому моменту движение по складу останавливают или ограничивают.
2. Закройте документы. До даты весь приход, расход и возвраты должны быть внесены в программу. Эта дата станет границей между периодами.
3. Создайте комиссию: передающий, принимающий, представитель руководства и независимая сторона (специалист по внутреннему контролю или внешний аудитор).
4. Проведите пересчёт двумя группами. Передающий и принимающий участвуют в пересчёте, но за результат отвечают не они, а независимая сторона.
5. Составьте сличительную ведомость: по каждой позиции остаток в программе и фактический, количество и сумма расхождения.
6. Разберите расхождения. Те, для которых нашлось объяснение, оформите документами, остальные чётко запишите.
7. Подпишите акт: кто, в какую дату, какой остаток передал и принял. При расхождении принимающий вправе написать «принял с оговоркой».

Если сотрудник ушёл, не передав дела

Бывает, что кладовщик уходит без предупреждения. И тогда пересчёт откладывать нельзя: отправьте ему письменное уведомление с датой и временем пересчёта, дайте возможность присутствовать. Если он не придёт, комиссия всё равно проведёт пересчёт, а его неявка будет записана в акте. Товар не должен долго стоять без чьего-либо контроля.

При смене директора или главного бухгалтера

В отличие от смены кладовщика, при смене руководителя меняются система и права. Отдельно проверьте:

• Права в программе: учётную запись ушедшего заблокируйте в тот же день, новому выдайте только права, нужные для его должности.
• Права подписи: заново пропишите, кто утверждает списание, корректировку остатков и платежи.
• Ключи, коды и доступ к записям наблюдения: смените их или зафиксируйте, у кого они есть.
• Договорённости с поставщиками: устные условия, отсроченные платежи, консигнацию и список открытых заказов передайте новому руководителю.

Что должно быть в акте

Акт должен быть коротким, но полным: дата и время передачи, члены комиссии и их должности, способ пересчёта (две группы, сканер штрих-кодов или вручную), ссылка на сличительную ведомость, итог по объяснённым и необъяснённым расхождениям, оговорка принимающего и подписи всех членов комиссии. Храните документ в одной папке с ведомостью остатков из программы, чтобы позднее не возникал вопрос, по какому остатку шла передача.

Условный пример

В сети аптек сменился заведующий центральным складом. В программе остаток 640 млн сумов. Независимый пересчёт дал 612 млн, расхождение 28 млн. Анализ документов объяснил 11 млн: две накладные были внесены в программу с опозданием. Остальные 17 млн записали в акт как «необъяснённое расхождение» и отнесли к прежнему периоду. Как поступить с ними дальше, назначить дополнительную проверку или принять другие меры, решают руководство и юрист. Новый заведующий начал работу с точным стартовым остатком. Если в следующем квартале появится недостача, есть документ, показывающий, к чьему периоду она относится.

Вывод

Аудит приёма-передачи занимает от нескольких часов до нескольких дней в зависимости от объёма, но предотвращает большую часть последующих споров. Акт нужен не для обвинений, а для доверия. Вопросы ответственности зависят от трудового и гражданского законодательства, поэтому согласуйте их с юристом. OmborAudit участвует в пересчёте как независимая сторона, составляет сличительную ведомость и готовит акт к подписанию комиссией.