Составление плана аудита: период, зона, ресурсы

Аудит без плана обычно начинается со слов «посмотрим всё», а через три недели никто не может точно сказать, что проверено и что нет. План до начала работы отвечает на четыре вопроса: зачем проверяем, какой период, какую зону и кто за какое время. Если ответы на эти вопросы записаны, аудит идёт быстрее и результат понятен.

Чётко сформулируйте цель

Цель — это не «проверить склад». Конкретные примеры:

• найти главную причину недостачи;
• подтвердить стоимость остатков для банка или партнёра;
• зафиксировать состояние склада перед передачей новому заведующему;
• очистить остатки перед переходом с 1С на новую систему.

От цели зависит всё. Если ищете причину недостачи, глубоко изучаются документы приёмки и отгрузки. Если проверка нужна для банка, на первый план выходят пересчёт и оценка. Если цель не удаётся записать одним предложением, план ещё не готов. От цели зависит и форма результата: для банка — подтверждённая ведомость остатков, для руководителя — анализ причин и рекомендации.

Период: какие даты проверяются

Разделите две даты: дату пересчёта (на какой день считаются остатки) и проверяемый период (например, приход и расход за последние 12 месяцев). На дату пересчёта документы должны быть «закрыты»: товар, пришедший или ушедший после неё, не должен затрагивать остаток на эту дату. Например, если дата пересчёта — 30 июня, накладная на груз, пришедший 1 июля, не должна попасть в эту дату, а отгрузки 28–29 июня должны быть полностью оформлены. Иначе машина, находившаяся в пути, или возвратный товар испортят весь учёт. Длина периода зависит от риска: где есть подозрения, берут более длинный отрезок, для обычного склада достаточно 6–12 месяцев.

Зона: что проверяем, а что нет

Зона — это не только физические участки, но и процессы: приёмка, хранение, отбор, возвраты, списание и учётная система. Запишите в план и то, что в него не входит, например чужой товар на хранении или арендованный внешний склад. Иначе после аудита возникнет спор: «почему вы это не посмотрели?».

Выбирайте зоны по риску. В первую очередь проверяется самый дорогой товар, позиции, остатки которых часто правятся вручную, и участки, где работает новый сотрудник. Это и есть риск-ориентированный план: силы направляются туда, где они нужнее всего.

Ресурсы и время

Расчёт простой: количество пересчитываемых позиций делим на почасовую скорость одной группы. Допустим, позиций 6000, а одна группа считает в среднем 150 позиций в час. Тогда одной группе нужно 40 часов, двум — около 20, то есть 2–3 рабочих дня. Перед пересчётом нужно ещё два-три дня подготовки: разделить товар по зонам, наклеить бирки, привести в порядок смешанные паллеты. К этому добавляются перепроверка, разбор расхождений и написание отчёта, которые нередко занимают больше времени, чем сам пересчёт.

Включите в план число аудиторов, контактное лицо на складе, доступ к документам и учётной системе, а также ответ на вопрос, останавливается ли склад на время пересчёта. Если не останавливается, работать придётся по зонам по очереди.

Состав плана: чек-лист

1. Цель и вид аудита.
2. Период и дата пересчёта.
3. Зона и исключённые объекты.
4. Основные риски и приоритетные позиции.
5. Состав групп и распределение задач.
6. График: работы по дням и дата отчёта.
7. Перечень нужных документов и доступов.
8. Правила конфиденциальности и обращения с данными.

Лучше всего, когда план согласован с руководителем склада и подписан обеими сторонами: тогда в ходе работы границы не расползаются, а новые требования обсуждаются отдельно. Типичные ошибки: «общая проверка» без цели, дата пересчёта, не совпадающая с закрытием документов, слишком широкая зона и отсутствие предупреждения сотрудникам склада.

Вывод

Хороший план — половина аудита. Он избавляет от лишней работы, помогает не упустить важное и даёт критерий, по которому можно оценить результат. OmborAudit начинает каждую проверку с осмотра объекта и письменного плана работ.