Корректировки остатков: самое чувствительное место

Весенний сезон закончился, на оптовой базе удобрений и семян прошёл пересчёт. Расхождения нашли, а бухгалтер ввёл в системе документы прихода и списания и привёл остаток в соответствие с фактом. Учёт теперь сходится с пересчётом, все спокойны. Но кое-что не изменилось: причина недостачи неизвестна, потому что корректировка убрала разницу, а не причину. Корректировка остатков выправляет учёт, но при неверном применении, как ластик, делает проблему невидимой.

Когда корректировка уместна

Корректировка правильна в трёх случаях: когда результат пересчёта отличается от учёта, когда выявлена ошибка в документе (перепутан артикул) или когда доказано повреждение товара. Всякий раз за ней стоит доказательство: акт пересчёта, копия ошибочного документа или акт о повреждении. Корректировка без доказательства — просто ручное изменение цифры. Для сезонного товара доказательство особенно важно: после сезона малый остаток выглядит естественно, и никто не задаёт вопросов.

Пять вопросов аудитора к журналу

1. Кто внёс и кто утвердил? Это не должен быть один человек.
2. Когда? После пересчёта, накопились ли в конце месяца или года, в выходной, ночью.
3. Сколько? Доля к обороту и суммы чуть ниже порога утверждения.
4. Почему? Заполнено ли поле комментария или написано только «исправлено».
5. Парность. Минус по одному артикулу, плюс по другому: такие пары указывают не на реальную недостачу, а на ошибку кодирования.

Пример: база удобрений и семян

За месяц внесено 48 документов корректировки остатков, общее уменьшение остатка 61 миллион сумов. В журнале видно: 41 документ внёс один пользователь; в 19 комментарий состоит из слова «исправлено»; 12 пришлись на последний день месяца; 7 были на суммы от 4,8 до 4,99 миллиона сумов при пороге утверждения 5 миллионов сумов, то есть сумма раздроблена чуть ниже порога.

Аудитор поискал пары: нашлись взаимные записи на 14 миллионов сумов между артикулами мешков по 25 и 50 килограммов. Это не недостача, а ошибка кодирования, то есть часть разницы не существовала и до «корректировки». Для остальной части пришлось искать причину: одной из них оказалось то, что возвращённые мешки не были оприходованы.

Корректировка как способ скрыть

Самая тонкая схема двухступенчатая: сначала товар выносится без документов, потом остаток уменьшается под названием «разница пересчёта». Документ есть, комментарий есть, а недостача выглядит как обычная корректировка. Поэтому после каждой крупной корректировки аудитор спрашивает о реальной судьбе товара: куда он ушёл, кто об этом знает, с каким клиентом или поставщиком связан.

Правила контроля

• Корректировка вносится только на основании акта пересчёта или письменного запроса.
• Код причины обязателен: разница пересчёта, ошибочный документ, повреждение, прочее.
• Уровни утверждения: малая сумма у заведующего, крупная у директора. Дробление запрещено: порог проверяется по одной позиции, за один день и по общей сумме.
• Вносящего и утверждающего разделяют и правами доступа в 1С.
• Ежемесячно руководителю передаётся отчёт по корректировкам.

Правильный порядок после пересчёта

Не спешите с корректировкой после пересчёта. Обычный порядок: составляется список расхождений, крупные пересчитываются повторно, ищется причина (документ, возврат, перемещение), и лишь затем вносится корректировка, а рядом записывается найденная причина. Для товара со сроком годности, такого как семена, при повторном пересчёте фиксируйте и срок: просроченную партию списывают отдельно, а не включают в общую корректировку.

Типичные ошибки

• Корректировка без комментария: «исправлено», «поправлено».
• Корректировки, накопившиеся к концу года: в течение месяцев никто не контролирует, в итоге всё вносится сразу.
• Контролировать только уменьшение. Излишки, то есть плюсовые корректировки, тоже могут прикрыть скрытую недостачу через приход.
• Не искать причину после корректировки: назавтра та же разница появляется снова.
• Вносить корректировку задним числом: отчёт за прошлый период тихо меняется.

Вывод

Корректировка приводит учёт в соответствие с пересчётом, но не находит причину недостачи. OmborAudit анализирует журнал корректировок остатков в разрезе «кто, когда, сколько и по какой причине» и показывает недостатки процесса, спрятанные за корректировкой.