Аудит с использованием анализа данных

Традиционный аудит просматривает из тысяч документов лишь 60 и в остальном полагается на выборку. Метод работает, но у него есть слабое место: ошибка или злоупотребление могут не попасть в выборку. Анализ данных снимает это ограничение: компьютер за несколько минут обрабатывает журнал движений дистрибьютора напитков на 52 000 строк, а аудитор вручную проверяет самые странные из них. Анализ данных прогоняет через тесты каждую запись, а человек лишь толкует результат.

Сначала проверьте полноту данных

Анализ опирается на выгруженный файл, поэтому первый шаг — убедиться, что файл полон. Возьмите из 1С или другой системы журнал движений: дата, номер документа, позиция, количество, сумма, контрагент, пользователь и время ввода записи. Затем проверьте:

• соответствуют ли число строк и диапазон дат запрошенному периоду;
• выполняется ли по выгрузке равенство: остаток на начало месяца + приход − расход = остаток на конец месяца;
• нет ли пустых полей, чисел, сохранённых как текст, и повторяющихся заголовков.

Если равенство не выполняется, анализ не начинают: сначала находят дефект выгрузки.

Шесть простых тестов

1. Дубли: записи, внесённые дважды в один день с тем же товаром, количеством, суммой и контрагентом.
2. Время: записи, внесённые в выходной день или ночью, вне рабочего времени.
3. Круглые числа: корректировки остатков подряд округлены до 100, 500 или 1 000. Реальные разницы обычно неровные.
4. Разрывы в нумерации: документы идут по порядку от 1 до 2 400, но нет номеров 1187–1195. Их удалили?
5. Отрицательный остаток: дни, когда продажа проведена, хотя товара в системе не было.
6. Под порогом: если порог утверждения 5 миллионов сумов, то множество записей около 4,9 миллиона, то есть сумма дробится.

В Excel большая часть этого делается сводной таблицей, функцией СЧЁТЕСЛИМН (COUNTIFS) и сортировкой. Специальная программа не обязательна.

Пример: дистрибьютор напитков

В журнале за три месяца 52 380 строк. Результаты тестов: 41 повторная запись (всего 3,7 миллиона сумов), 118 записей, внесённых в воскресенье (из них 96 корректировки остатков), два разрыва в нумерации документов (всего 31 номер).

После ручной проверки картина меняется. Из 41 дубля 36 оказались двумя отдельными поставками: две разные партии загрузили в один день. Лишь 5 (0,9 миллиона сумов) были одной поставкой, внесённой дважды. А вот воскресные корректировки вызвали серьёзные вопросы: склад в выходной закрыт, а 96 записей внёс один пользователь. Один из разрывов в нумерации объяснился настройкой системы, другой остался без объяснения. В итоге аудитор вместо 50 с лишним тысяч строк сосредоточился на нескольких десятках записей.

Разрез по пользователям

Группировка результатов тестов по пользователям часто даёт больше всего информации. В таблице рядом стоят числа списаний, корректировок остатков и удалённых документов по каждому сотруднику. Если доля одного человека в несколько раз выше среднего, это не обвинение, но повод для беседы. Причина нередко проста: один человек оформляет все возвраты или пароль общий. Поэтому проверьте заодно, не используются ли общие учётные записи.

Результат и ограничения: список, а не приговор

Найденная программой запись не обязательно ошибка. Это сигнал, и его нужно подтвердить документом, беседой или наблюдением. Ложные сигналы нормальны: в примере выше большинство дублей оказались обычными. Ранжируйте список по риску: учитываются сумма, повторяемость и привязка к одному пользователю.

Ограничения

• Качество данных: из неверно введённого журнала правильного вывода не получить.
• Анализ видит только то, что внесено в систему. Движение без документов, то есть товар, вынесенный вне системы, в журнале отсутствует.
• Доступ к данным: работайте не в рабочей базе, а с копией выгрузки, права только на чтение, соблюдайте конфиденциальность.
• Настройки: если формулы и фильтры не задокументированы, результат нельзя повторить.
• Только внутренние данные: без сверки с банковской выпиской, актом сверки поставщика или отчётом маркетплейса полностью доверять совпадениям внутри системы нельзя.

Вывод

Анализ не заменяет выборочную проверку, а дополняет её: компьютер смотрит каждую строку, а человек решает, что важно. OmborAudit работает с данными, выгруженными из 1С, Excel и других систем, находит необычные записи и подтверждает их документами и пересчётом.