1С и фактический остаток: как аудитор проводит сверку

Бухгалтер выгружает из 1С ведомость остатков, кладовщик пересчитывает стеллажи, оба числа кладут рядом, и появляется разница. Многие на этом останавливаются: «есть недостача». На самом деле разница ещё не вывод, а вопрос. Аудитор разбирает её по шагам и выясняет, что за многими расхождениями стоит не кража, а настройка программы или ошибка в документе. Ниже метод сверки 1С и фактического остатка; он подходит и для других учётных систем.

Почему данные 1С ещё не истина

1С показывает не то, что лежит на складе, а то, что в неё внесли. Товар, по которому документ не внесён, в программе отсутствует, а товар с неверно внесённым документом числится неверно. Поэтому два источника данных неравноправны: реальный пересчёт даёт факт, а 1С даёт учёт по документам. Задача аудитора — найти след каждого расхождения между ними.

Привязка остатка к точной дате

Самая частая ошибка: пересчёт сделан в один день, а данные программы взяты в другой. Если во время пересчёта товар приходил или уходил, расхождение естественно. Поэтому:

• Берите остаток на дату и час начала пересчёта, при этом последние документы должны быть внесены до этого момента.
• Отделите документы, внесённые после пересчёта: приход или расход, оформленные задним числом, могут исказить разницу.
• Если во время пересчёта на складе было движение, зафиксируйте его отдельно.

Оборотная проверка: начальный плюс приход минус расход

Это простая, но сильная проверка по одному товару: начальный остаток + приход за период − расход за период = конечный остаток. Условный пример, одна позиция:

• начальный остаток 120, приход 300, расход 280;
• по расчёту конечный остаток: 120 + 300 − 280 = 140;
• в программе конечный остаток 140, а при пересчёте нашли 128.

Программа согласована сама с собой (140 = 140), а разница в 12 штук лежит вне документов, значит, причину нужно искать физическую (приёмка, отбор, не то место, потеря). Другая ситуация: в программе конечный остаток 150, а формула даёт 140. Это несогласованность внутри программы: остаток могли править вручную или изменили документ, поэтому проверка начинается с журнала корректировок. Если позиций тысячи, это уравнение можно сразу применить ко всем формулой в Excel, и останется лишь список несогласованных строк.

Источники расхождений в 1С

Перечисленное зависит от настроек и конфигурации, но встречается в целом:

• Разрешён отрицательный остаток, поэтому товар может уходить без документа.
• Один товар заведён в двух номенклатурах, остаток разделён между ними.
• Неверный коэффициент единицы измерения: перепутаны коробки и штуки.
• Товар «в пути» между складами не виден ни на одном из них.
• Документ остался черновиком и не влияет на остаток.
• Учёт по партиям или сериям ведётся не полностью.

Сверка шаг за шагом

1. Выгрузите остаток на момент пересчёта из программы в Excel: код, наименование, единица измерения, количество, сумма.
2. Внесите результат пересчёта в Excel по коду.
3. Объедините обе таблицы по коду (например, функцией VLOOKUP). Позиции, у которых код не найден, выделятся отдельно: это проблема номенклатуры. Например, в листе пересчёта записано «порошок стиральный 3 кг», а в программе «стиральный порошок 3000 г»: без кода две строки не соединятся. Поэтому при пересчёте каждую позицию записывают по коду или штрих-коду, а не по названию.
4. Разделите расхождения по видам: по количеству, по сумме, по единице измерения, код не найден.
5. По самым крупным расхождениям откройте в 1С карточку и список движений, посмотрите последние документы.
6. Отделите объяснённые расхождения от необъяснённых, вторые оставьте для углублённой проверки.
7. Сравните общую сумму с остатком по счёту товаров в бухгалтерском учёте: если они не совпадают, разница лежит не на складе, а в ведении учёта.

Количество и сумма: два разных расхождения

Количество может быть верным, а сумма расходиться: причина в методе расчёта себестоимости или в запоздавшем документе цены. И наоборот, сумма может совпадать, а количество нет: два разных товара поменялись местами, одного больше, другого меньше, но цена у них одинаковая. Поэтому сравнения одной только общей суммы недостаточно.

Вывод

Сверка не заканчивается обнаружением расхождения: след каждого расхождения нужно показать документом. Тогда многие «недостачи» оказываются настройкой программы или ошибкой документа. OmborAudit берёт остатки из 1С и Excel, составляет сличительную ведомость и показывает причины расхождений в разрезе позиций.