Аудит возвратов и списаний

Интернет-магазин обуви получает 1 200 заказов в месяц, и 18 процентов возвращается, в основном из-за неподходящего размера. Возвращённая коробка приходит на склад, сотрудник открывает её и списывает пару как «брак». Кто проследит за дальнейшей судьбой этой пары? Документы в порядке: возврат есть, акт списания есть, подпись есть, нет только товара. Возвраты и списания — два места, где недостачу можно «красиво» прикрыть, поэтому аудитор рассматривает их отдельно.

Чем опасны эти места

• Документ объясняет недостачу: запись о списании «узаконивает» пустую полку.
• Физический товар часто нельзя посмотреть заново: его якобы уничтожили или отправили.
• Возвраты идут в двух направлениях: от покупателя на склад и со склада поставщику. Проверять нужно оба.

Цепочка возврата

В каждом возврате аудитор проверяет шесть звеньев:

1. Есть исходная продажа: номер и дата заказа.
2. Причина закодирована: размер, брак, передумал. Доля «прочего» должна быть малой.
3. Товар действительно пришёл на склад: время приёмки, сканер или подпись.
4. Состояние оценено: повторная продажа, ремонт или брак.
5. Деньги, возвращённые покупателю, соответствуют сумме продажи.
6. Товар повторно оприходован в системе.

Пример: за месяц 216 возвратов. Аудитор выбрал 30 и по каждому прошёл всю цепочку. В 3 случаях деньги покупателю возвращены, документ возврата открыт, но записи о приёмке на склад нет: товар потерян в пути или вовсе не приходил. При цене 420 000 сумов за пару это 1,26 миллиона сумов. 3 из 30 — не случайность: остальные 186 возвратов нужно проверить полностью.

Особенности онлайн-торговли

При продаже через маркетплейс часть вернувшегося товара порой возвращается на склад маркетплейса: на вашей полке его нет, а в учёте он может числиться. Поэтому ежемесячно сверяйте возвраты из отчёта маркетплейса с приходом на вашем складе. В продаже через Telegram возврат нередко остаётся в переписке и документ не открывается: то, что курьер привёз товар обратно, известно только на словах. У возврата тоже должен быть шаблон: дата, номер заказа, кто принял и фотографии.

Проверка списаний

По списаниям аудитор смотрит на четыре вещи:

• Причина: повреждение, износ, срок годности, потеря. Большая доля причины «прочее» — тревожный сигнал.
• Подтверждение: комиссия минимум из двух-трёх человек, один из которых не кладовщик; есть акт и фото.
• Физическое уничтожение: товар действительно уничтожен или вышел из зоны отходов. Если возможно, аудитор наблюдает уничтожение сам.
• Динамика: отношение списаний к обороту по месяцам и по сотрудникам. Резкий скачок требует объяснения.

Пример: за один месяц 14 пар обуви списаны как «повреждённые» отдельными актами, во всех одна и та же подпись и нет фото. 14 × 380 000 = 5,32 миллиона сумов.

У компании должна быть своя норма списания, например определённая доля оборота, закреплённая во внутреннем документе. В месяце, когда норма превышена, списания отдельно рассматривает руководитель, а причина объясняется письменно. Без нормы разговор о том, «много» или «мало», остаётся личным мнением.

Соединение двух процессов

Самая опасная схема: вернувшийся товар без оценки записывают как «брак» и сразу списывают. Способ проверки прост: какой процент возвратов списан и какова доля возвратов по причине брака. Если 40 процентов вернувшегося числится бракованным, а возвратов именно из-за брака всего 5 процентов, разницу нужно объяснить.

Типичные ошибки

• Причина «прочее» более 30 процентов.
• Дата акта на несколько недель позже даты возврата.
• Возврат поставщику: товар отправлен, но документ поставщика о возврате денег (кредит-нота) не получен.
• Списанный товар не вывезен со склада и стоит на полке.
• Для вернувшегося товара нет отдельного места: он смешивается с основными стеллажами.
• И приём возврата, и списание находятся в руках одного сотрудника.

Вывод

Возвраты и списания — нормальный процесс, но верить документу, не видя стоящего за ним товара, нельзя. OmborAudit проверяет эти два процесса по цепочке, выборочным пересчётом и сопоставлением актов и показывает места, где скрывается недостача.