Разделение обязанностей: всё не должен делать один

На небольших и средних складах картина знакомая: кладовщик сам принимает товар, сам вносит его в 1С, сам отпускает, сам готовит списание и сам же считает при инвентаризации. Всё быстро и удобно, но ошибку или недобросовестный поступок одного человека некому перехватить. Разделение обязанностей закрывает эту брешь: цепочка одной операции от начала до конца распределяется между разными людьми.

Четыре функции — четыре разных человека

В любой операции есть четыре функции:

• Разрешение: тот, кто утверждает заказ, одобряет списание.
• Хранение: тот, у кого товар физически в руках, то есть кладовщик.
• Учёт: сотрудник, ведущий документы и записи в 1С.
• Контроль: человек, который независимо сверяет остатки и документы.

Правило простое: две из этих функций, особенно хранение и учёт, не должны сосредотачиваться у одного человека. Если тот, кто держит товар, может ещё и менять учёт, он способен «спрятать» недостачу в документах, и заметить это почти невозможно.

Например, кладовщик проводит в 1С часть товара как «брак», а на самом деле продаёт его сам. Если списание утверждает руководитель, а акт о браке подписывает ещё и второй сотрудник, такая схема не работает: для неё нужны как минимум двое, а договориться им гораздо труднее.

Как это разделяется на складе на практике

• Приёмку проводят кладовщик и второй сотрудник вместе, накладную подписывают оба.
• Приход в 1С вносит не кладовщик, а оператор или бухгалтер.
• Заказ на отпуск приходит из отдела продаж, кладовщик не выдаёт товар без заказа.
• Списание и корректировку остатков утверждает руководитель или финансовый отдел.
• В инвентаризационной комиссии сам кладовщик не считает: он показывает товар, а считают другие.
• Расчёты с поставщиком и оплату ведёт не кладовщик, а другой человек.

Самая важная пара — хранение товара и право корректировать остатки. Если нельзя изменить всё сразу, разведите хотя бы эти две функции по разным людям.

Если в маленькой компании разделить нельзя

На складе с одним-двумя сотрудниками разделить четыре функции между четырьмя людьми невозможно. Тогда применяется компенсирующий контроль:

• владелец или руководитель раз в неделю сам пересчитывает 10–15 случайно выбранных позиций;
• корректировку остатков и списание утверждает только владелец (с отдельным правом в 1С);
• в конце каждого месяца список корректировок отправляется владельцу;
• кладовщик ежегодно уходит в отпуск не менее чем на две недели, а вместо него работает другой человек: именно тогда чаще всего вскрываются скрытые ошибки;
• камера наблюдает за входом и зоной дорогого товара.

Эти меры не заменяют разделение обязанностей полностью, но заметно снижают риск: кладовщик знает, что в любой день может быть внезапный пересчёт, а это уже само по себе барьер.

Права доступа в 1С

Правило есть на бумаге, но программа разрешает всем всё — значит, правило не работает. Назначьте каждому сотруднику роль в 1С или другой программе: кладовщик видит документы приёмки и отпуска, но не может править остатки; оператор вносит документы, но не проводит утверждение; корректировку делает только руководитель. Выведите таблицу прав (сотрудник × действие) на один лист: тогда и вам, и аудитору противоречие видно с первого взгляда.

Как это проверяет аудитор

Аудитор сверяет таблицу прав с настройками программы, затем берёт выборку документов и смотрит, кто их создал, кто утвердил и кто выполнил физически. Если одно и то же имя пользователя встречается на всех этапах, это сигнал. Ещё одна опасная ситуация — общий логин: если под одним паролем работают три человека, разделение обязанностей сводится к нулю, ведь кто что сделал, не установить никогда. По итогам проверки аудитор передаёт список «конфликтов». Например, «кладовщик может изменить в 1С и документ прихода» — серьёзная находка, «оператор и бухгалтер имеют одинаковые права» — менее значимая.

Вывод

Разделение обязанностей — это не недоверие к честному сотруднику, а правило, которое защищает и его от подозрений: когда каждая операция проходит на глазах у двух людей, при ошибке или сомнении не нужно искать виноватого. OmborAudit при проверке рассматривает права и зоны ответственности и показывает слабые места.