Физическая безопасность: доступ, ключи, наблюдение

Когда говорят о безопасности склада, многие сразу думают о дорогой сигнализации и охранниках. На деле самая эффективная защита очень проста: знать, кто, когда и зачем входил на склад. Если ответа на этот вопрос нет, даже самая современная камера не покажет причину недостачи. Физическая безопасность опирается на три основы: контроль доступа, ключи и наблюдение.

Контроль доступа

Разделите тех, кто входит на склад, на четыре группы: собственные сотрудники, водители и грузчики, представители поставщиков, клиенты и гости. Для каждой нужно своё правило:

• сотрудники входят по своему пропуску (карта, код или список), после окончания работы доступ ограничивается;
• водители и грузчики доходят только до зоны погрузки и не заходят в зону хранения;
• посторонние входят только в сопровождении сотрудника склада и с записью в журнале посещений;
• вход в нерабочее время и в выходные возможен только с согласия руководителя и с отдельной записью.

Журнал посещений может быть и бумажным, но в нём обязательно указываются дата, время, имя, цель и время выхода. Запись «зашёл, взял кое-что» журналом не считается. Зоны погрузки и хранения по возможности отделите отдельной дверью или ограждением: тогда посторонний не дойдёт до товара. На оптовых базах и в складах торговых центров, где много клиентов, особое значение имеет физическая преграда (дверь, турникет, ограждение), не пускающая из торгового зала на территорию склада.

Ключи и коды

Ключи заносятся в журнал: у кого, с какого времени, есть ли дубликат. Делать копии разрешает только руководитель. Код сигнализации должен быть личным, а не общим: тогда видно, кто открыл и закрыл склад. Когда сотрудник увольняется, в тот же день у него забирают ключ, удаляют код или меняют замок. Для самого дорогого товара используйте замок с двумя ключами: один у кладовщика, другой у руководителя, и в одиночку открыть его невозможно. Время от времени «инвентаризируйте» и ключи: лишний дубликат нередко находится не у кладовщика, а у прежнего заведующего, охранника или бывшего арендатора.

Наблюдение: что должна показывать камера

Камеры должны стоять у входа и выхода, в зоне погрузки, у стола приёмки и в зоне дорогого товара. Запись храните не менее 30 дней. Самая частая проблема — не отсутствие камеры, а то, что никто не знает, что она не работает. Поэтому раз в неделю открывайте запись, выявляйте слепые зоны и проверяйте, совпадает ли время камеры со временем в 1С, иначе событие трудно связать с документом. Доступ к записям должен быть ограничен: кладовщик не должен иметь возможность стереть кадры со своим участием.

Отдельная зона для дорогого товара

Небольшой по объёму и дорогой товар, такой как телефоны, лекарства, электроника, не храните на общих стеллажах. Держите его в зоне за ограждением или в сейфе, вход записывайте в отдельный журнал, пересчитывайте чаще. Список допущенных в зону должен быть коротким: два-три человека, и каждый вход записывается с причиной. Например, для такой зоны достаточно еженедельного выборочного пересчёта, а для общего склада — ежемесячного. Это подход, соответствующий риску: силы тратятся там, где товар дороже.

Что проверяет аудитор

• состояние дверей, замков и ограждений;
• журнал ключей и число дубликатов;
• выбор 5 записей из журнала посещений и сверка с видеозаписью;
• глубина архива камер: действительно ли хранится 30 дней;
• входы в нерабочее время и их обоснования;
• не заблокирован ли выход при пожаре и не просрочены ли огнетушители.

Например, если сверить вечерние входы за месяц недостачи с видеозаписью, могут найтись несколько входов, не записанных в журнале. Это ещё не доказывает вину, но задаёт направление проверки: отдельно рассматриваются расходные документы и корректировки остатков за эти дни.

Вывод

Для физической безопасности нужна не дорогая техника, а порядок: кто входит, у кого ключ, что записывается. Чтобы внедрить эти правила, хватит одной-двух недель, а дорогое оборудование можно добавить уже после того, как порядок установится. OmborAudit при проверке смотрит, как на трёх этих вопросах обстоит дело на складе в действительности.