Типичные находки аудита склада и их причины

Каждый склад по-своему особенный, но при аудите из раза в раз встречаются находки одного и того же типа. Список ниже не статистика, а набор общих практических наблюдений, которые часто встречаются при проверках складов: на вашем складе может быть не всё это, а что-то встретится именно у вас. Цель — прочитать список и понять, что стоит проверить у себя. Главное, что важна не сама находка, а причина, которая за ней стоит.

Типичные причины расхождений между учётом и фактом

Недостача или излишек нередко оказываются не кражей, а обычной ошибкой учёта:

• Единица измерения. В программе товар числится в штуках, на складе лежит в коробках. Если в коробке 12 штук, одна ошибочная запись даёт расхождение в 11 или 12 штук.
• Два кода. Один товар заведён под двумя названиями и двумя карточками: по одной минус, по другой плюс. Общая сумма верна, а в разрезе неверна.
• Не то место. Товар есть, но лежит на другом стеллаже. При пересчёте записывается «нет», потом его случайно находят.
• Ошибка приёмки. Поставщик привёз 100 штук, сосчитали 96, а в программу внесли 100.
• Запоздавший документ. Товар отгружен, а документ оформлен на следующий день или через неделю.

Находки по процессам и документам

Вторая группа — пробелы в самом процессе:

• Списание оформляется одной подписью, комиссии нет.
• Возвращённый товар не принимается или лежит в углу без документа.
• Документы вносятся задним числом, а при закрытии месяца остаток «подправляется».
• Права избыточны: кладовщик может изменить цену, остаток или карточку поставщика.
• Расхождение при инвентаризации не объясняется, а «закрывается» документом корректировки остатка.

Физические находки и находки по управлению

Из физических чаще всего видны следующие: товар с истёкшим или истекающим сроком, принцип FEFO (первым выходит товар, срок которого заканчивается раньше) не соблюдается; повреждённый товар до сих пор числится в остатке; открытые упаковки и стеллажи без этикеток; на склад свободно заходят посторонние.

По управлению выявляются такие вещи: регламента нет вовсе, либо он написан, но его никто не знает; новый сотрудник «научился, глядя на других» и инструктаж не проходил; договора о материальной ответственности нет или он устарел; внутреннего контроля нет, то есть склад никто, кроме владельца, не проверяет.

От симптома к причине

Записать находку недостаточно. Аудитор несколько раз задаёт вопрос «почему» и доходит до первопричины. Условный пример: при аудите найдена недостача на 12 млн сумов. Это ещё не причина, а симптом.

1. Почему недостача? Потому что остаток одного товара перепутан между штуками и коробками.
2. Почему перепутан? Потому что под одним кодом заведены две единицы измерения.
3. Почему заведены? Потому что при добавлении карточки её никто не проверил.
4. Почему не проверили? Потому что право создавать карточки есть у всех кладовщиков.

Первопричина — права доступа. Значит, исправление состоит не в закрытии недостачи, а в ограничении права создавать карточки и очистке существующих. Если закрыть только недостачу, в следующем месяце она появится снова.

Другой условный пример: на складе аптеки аудитор нашёл 40 упаковок с истёкшим сроком. Причина была не в «невнимательности сотрудника»: новую поставку клали перед старой партией, а в программе не велся учёт сроков по партиям. Исправление: правило при приёмке ставить новую партию за старую, заполнять в программе поля партии и срока, раз в месяц выгружать список по срокам.

Как использовать список у себя на складе

Выберите из списка пять находок и за полдня проверьте их у себя:

1. Нет ли в карточках программы двух копий одного товара?
2. Одинакова ли единица измерения на складе и в программе?
3. Сколько документов за последние три месяца внесено задним числом?
4. Сколько подписей стоит на списании?
5. Не числится ли в остатке просроченный или повреждённый товар?

Такая быстрая проверка не заменяет полноценный аудит, но во многих случаях указывает на ближайшую проблему. Запишите ответы и повторите проверку через три месяца: так будет видно, что изменилось.

Вывод

Большинство типичных находок — не крупное злоупотребление, а сумма мелких пробелов в процессе: единица измерения, права, запоздавший документ. Поэтому их можно и найти, и исправить. OmborAudit документирует каждую находку вместе с причиной и передаёт рекомендации с приоритетом, ответственным и сроком.