Результаты аудита склада в бухучёте: недостачи и излишки

Аудит завершён, в руках сличительная ведомость, и в ней видны строки недостач и излишков. Теперь вопрос бухгалтера: как отразить их в учёте? Здесь тоже много ошибок: излишки без причины «гасят» недостачей, корректировку вносят задним числом, списание остаётся без документа. Напоминание: правила бухгалтерского и налогового учёта зависят от действующего законодательства и меняются, поэтому описанный порядок общий, а конкретные проводки проверяйте с главным бухгалтером или налоговым консультантом.

Цепочка документов

Результат аудита — это не один лист бумаги, а связанная цепочка документов. В каждом звене указаны ответственный и дата:

1. Листы пересчёта: кто, в какой зоне, когда считал.
2. Сличительная ведомость: по каждой позиции остаток в программе и фактический, количество и сумма расхождения.
3. Анализ причин расхождений: след каждого крупного расхождения.
4. Заключение комиссии: чем признаётся каждое расхождение.
5. Решение или приказ руководителя: что делать в учёте.
6. Документы корректировки в программе и бухгалтерские записи, каждая со ссылкой на строку ведомости.

Если в цепочке нет какого-то звена, корректировка остаётся необоснованной и вызовет вопросы при следующей проверке. Разделите и роли: заключение комиссии готовит аудитор или внутренний контроль, решение принимает руководитель, запись вносит бухгалтер, документ в программе создаёт ответственный сотрудник. Тот, кто готовил заключение, не должен сам вносить запись.

Разделение расхождений по видам

Не всякое расхождение — недостача. Для бухгалтера определение вида решающее:

• Ошибка учёта: неверная единица измерения, товар, разделённый на два кода, запоздавший документ. Это не реальная потеря, учёт исправляется документом корректировки.
• Излишек: неоприходованный товар. Сначала выясните источник: поставщик привёз лишнее, клиент вернул товар, был приход без документа. После этого товар оприходуют или вернут.
• Недостача: рассматривается отдельно по причине, то есть естественная убыль в пределах норм (если нормы установлены), товар с истёкшим сроком или повреждённый, случай с конкретным ответственным лицом, неизвестная причина.
• Взаимозачёт: если по товару одного вида в одной позиции излишек, а в другой недостача, в некоторых случаях их можно зачесть друг другом. Условия зависят от действующего порядка, поэтому подтвердите их с бухгалтером.

В каком периоде отражать

Дата пересчёта влияет на учёт того периода, на который она приходится. Пересчёт на конец года попадает в годовую отчётность. Если между пересчётом и записью на складе было движение, остаток пересчитывают назад на дату пересчёта, то есть убирают приход и расход после этой даты. Расхождение, найденное после пересчёта, относится к следующему периоду, и «сдвинуть» его задним числом в прошлый период нельзя. Особенно это важно на конец года: опоздание на один день может перенести результат в другой год. После внесения записей ещё раз сверьте остаток в программе с результатом пересчёта: разница должна стать нулевой.

Условный пример

В сличительной ведомости недостача 22 млн сумов, излишек 4 млн (цифры условные). После анализа:

• 6 млн сумов недостачи — ошибка учёта: две накладные внесены с опозданием. Исправляется документом корректировки, потери нет.
• 9 млн сумов: товар с истёкшим сроком и повреждённый не оформлен документами. Составляется акт комиссии, по решению руководителя товар списывается.
• 7 млн сумов не объяснены. Проводится отдельная проверка, до результата сумма остаётся открытой и отдельно показывается руководителю.
• Излишек 4 млн сумов: лишняя отгрузка поставщика. Оформляется приходным документом или возвращается.

При упрощённом подходе вывели бы 22 − 4 = 18 млн «чистой недостачи» и закрыли вопрос. На деле реальный убыток 9 + 7 = 16 млн сумов, причём причина больше чем половины известна. Вычитание излишка из недостачи без причины скрыло бы эту картину.

Типичные ошибки

• Взаимное гашение излишка и недостачи без выяснения причин.
• Внесение корректировки задним числом.
• Оформление списания без комиссии и документа.
• Учёт результата пересчёта без решения руководителя.
• Оценка недостачи не по стоимости, соответствующей правилам учёта (себестоимости), а по цене продажи.

Вывод

Правильно отразить результаты аудита в учёте требует не меньше труда, чем пересчёт, но именно эта часть защищает от будущих вопросов. Каждое расхождение закрывается, когда у него есть вид, период и основание. OmborAudit передаёт сличительную ведомость, акт и анализ причин расхождений в виде, готовом для бухгалтерии, а конкретные проводки подтверждает ваш главный бухгалтер.