Выборочная проверка документов

В оптовой базе стройматериалов за квартал оформляется около 3 600 расходных накладных. Аудитор не сможет просмотреть все, да и необходимости в этом нет: правильно составленная выборка даёт надёжное представление обо всём потоке. Трудности в другом: как выбирать, сколько документов достаточно и что делать, если нашлась ошибка. Без ответа на эти три вопроса фраза «проверили выборочно» остаётся пустой формулой.

Сначала определите весь массив

Выборка берётся из массива, поэтому сначала убедитесь, что сам массив полный. Аудитору нужен не «красивый» список от кладовщика или заведующего, а отчёт, выгруженный прямо из журнала 1С. Посмотрите и на последовательность номеров: после 1 482 идёт 1 485 — где три номера между ними? Удалённые и аннулированные документы заносятся в отдельный список, потому что «потерянный» номер нередко ведёт к самой интересной находке.

В каком направлении выбирать

Направление зависит от цели. На вопрос «каждая ли отгруженная партия попала в учёт?» отвечает выборка из физических документов (журнал проходной, лист отбора) с поиском в 1С. На вопрос «реальна ли каждая отгрузка в учёте?» идут наоборот: от записи в 1С назад — к документу и к складу. Если проверять в одном направлении, проблема с другой стороны останется незамеченной.

Способы отбора

• Случайная выборка: у каждого документа одинаковая вероятность попасть в неё. В Excel номера получают формулой RANDBETWEEN. Самый беспристрастный способ.
• Систематическая: берётся каждый n-й документ. Если из 3 600 нужно 30, это каждый 120-й; точка старта выбирается случайно.
• Целевая: самые крупные суммы, документы, оформленные в выходной и в конце месяца, исправленные позже, выписанные одному покупателю подряд.
• Стратифицированная: массив делится на группы (например, до 5 миллионов сумов и выше), и из каждой берут отдельно.

На практике способы комбинируют: основная часть случайная, сверху добавляются рискованные документы. Результат случайной части можно переносить на весь массив; про целевую часть этого сказать нельзя, и в отчёте её показывают отдельно.

Сколько документов достаточно

Для точного расчёта есть статистические таблицы, но в небольших и средних складах чаще пользуются практическим ориентиром: чем чаще выполняется контроль, тем больше нужна выборка.

1. Контроль работает каждый день (каждая накладная): 25–40 документов.
2. Раз в неделю (недельная сверка): 5–15 документов.
3. Раз в месяц (месячный отчёт): 2–5 документов.

Если риск высок или в прошлый раз находили ошибки, выборку увеличивают. Для базы из примера уместны, скажем, 30 случайных и 10 целевых документов.

Что проверяется в каждом документе

Перечень атрибутов пишется заранее, чтобы проверка шла одинаково по каждому документу:

• есть подпись и дата, дата совпадает с датой в 1С;
• количество соответствует фактическому расходу со склада (лист отбора, журнал проходной);
• цена взята из действующего прайса, на скидку есть разрешение;
• документ проведён в 1С в день отгрузки или в течение одного-двух дней.

Результат заносится в таблицу: в строке номер документа, в столбце атрибут, в ячейке «соответствует» или «не соответствует».

Что делать, если нашлась ошибка

Ошибку нельзя списывать на случайность. Сначала выясните, единичный ли это случай или есть системная причина. Если из 30 документов в одном нет подписи, запрашивают объяснение и добавляют ещё 15–20 документов. Две ошибки и больше говорят о том, что контроль не работает. Если в случайной части нашлось 2 ошибки, это около 7 процентов; перенеся на 3 600 документов, получим порядка 240 подобных. Записывать это нужно не как точное число, а как порядок величины.

Типичные ошибки

• Список готовит проверяемая сторона.
• Берутся только документы последней недели, а не весь период.
• Выбор делается из «образцовой» папки, которую порекомендовал сотрудник.
• Найдя ошибку, выборку не расширяют, а пишут «единичный случай».

Вывод

Выборочная проверка экономит время, но надёжна только при чётком правиле. OmborAudit отбирает документы по заранее заданному правилу и оставляет способ отбора в рабочих документах, чтобы любой вывод можно было перепроверить.