Vazifalarni ajratish: bir kishi hammasini qilmasin

Kichik va o'rta omborlarda manzara tanish: omborchi tovarni o'zi qabul qiladi, 1C'ga o'zi kiritadi, o'zi chiqaradi, hisobdan chiqarishni ham o'zi tayyorlaydi, inventarizatsiyada ham o'zi sanaydi. Hammasi tez va qulay, lekin bitta odamning xatosini yoki g'arazli harakatini ushlaydigan hech kim yo'q. Vazifalarni ajratish shu bo'shliqni yopadi: bitta operatsiyaning boshidan oxirigacha bo'lgan zanjiri turli odamlar o'rtasida taqsimlanadi.

To'rt funksiya — to'rt xil odam

Har qanday operatsiyada to'rt funksiya bor:

• Ruxsat berish: buyurtmani tasdiqlaydigan, hisobdan chiqarishni ma'qullaydigan shaxs.
• Saqlash: tovarga jismoniy ega bo'lgan, ya'ni omborchi.
• Hisobga olish: hujjatlar va 1C yozuvlarini yuritadigan xodim.
• Nazorat: qoldiq va hujjatlarni mustaqil solishtiradigan kishi.

Qoida oddiy: bu funksiyalardan ikkitasi, ayniqsa tovarni saqlash va hisobga olish, bir odamda to'planmasligi kerak. Tovarni qo'lida ushlagan odam hisobni ham o'zgartira olsa, kamomadni hisobdan «yashirishi» mumkin va buni sezish deyarli imkonsiz.

Misol uchun, omborchi tovarning bir qismini «brak» deb 1C'da hisobdan chiqaradi, aslida esa uni o'zi sotib yuboradi. Agar hisobdan chiqarishni rahbar tasdiqlasa va brak dalolatnomasiga ikkinchi shaxs ham imzo qo'ysa, bunday sxema ishlamaydi: unga kamida ikkita odam kerak bo'ladi, ularni kelishtirish esa ancha qiyin.

Omborda amalda qanday ajratiladi

• Qabulni omborchi va ikkinchi xodim birgalikda amalga oshiradi, nakladnoyga ikkalasi imzo qo'yadi.
• Kirimni 1C'ga omborchi emas, operator yoki hisobchi kiritadi.
• Chiqarishga buyurtma sotuv bo'limidan keladi, omborchi buyurtmasiz tovar bermaydi.
• Hisobdan chiqarish va qoldiq tuzatishni rahbar yoki moliya bo'limi tasdiqlaydi.
• Inventarizatsiya komissiyasida omborchining o'zi sanoq yuritmaydi: u tovarni ko'rsatadi, sanoqni boshqalar qiladi.
• Yetkazib beruvchi bilan hisob-kitob va to'lovni omborchi emas, boshqa shaxs olib boradi.

Eng muhim juftlik — tovarni saqlash va qoldiqni tuzatish huquqi. Hammasini birdaniga o'zgartira olmasangiz, aynan shu ikkisini turli odamlarga bering.

Kichik kompaniyada ajratib bo'lmasa

Bir yoki ikki xodimli omborda to'rt funksiyani to'rt odamga bo'lishning imkoni yo'q. U holda kompensatsion nazorat qo'llanadi:

• ega yoki rahbar haftada bir marta tasodifiy tanlangan 10–15 pozitsiyani o'zi sanaydi;
• qoldiq tuzatish va hisobdan chiqarishni faqat ega tasdiqlaydi (1C'da alohida ruxsat bilan);
• har oyning oxirida tuzatishlar ro'yxati egaga yuboriladi;
• omborchi yiliga kamida ikki haftalik ta'tilga chiqadi, o'rniga boshqa odam ishlaydi: ko'pincha aynan shunda yashirin xatolar ochiladi;
• kamera kirish eshigi va qimmat tovar zonasini kuzatadi.

Bu choralar vazifalarni ajratishni to'liq almashtirmaydi, lekin xavfni ancha kamaytiradi: omborchi istalgan kuni tasodifiy sanoq bo'lishi mumkinligini biladi, bu esa o'z-o'zidan to'siq bo'ladi.

1C'dagi ruxsatlar

Qoida qog'ozda bor, lekin dastur hammaga hamma narsani ruxsat qilsa, qoida ishlamaydi. 1C yoki boshqa dasturda har bir xodimga rol belgilang: omborchi qabul va chiqarish hujjatini ko'radi, ammo qoldiqni tuzata olmaydi; operator hujjat kiritadi, lekin tasdiqlamaydi; tuzatishni faqat rahbar bajaradi. Ruxsatlar jadvalini (xodim × amal) bir varaqqa chiqarib qo'ying: shunda sizga ham, auditorga ham ziddiyat bir qarashda ko'rinadi.

Auditor buni qanday tekshiradi

Auditor ruxsatlar jadvalini dastur sozlamalari bilan solishtiradi, so'ng namunaviy hujjatlarni olib, ularni kim yaratgani, kim tasdiqlagani va kim jismoniy bajargani bo'yicha ko'rib chiqadi. Bir xil foydalanuvchi nomi hamma bosqichda uchrasa, bu signal. Yana bir xavfli holat — umumiy login: bir parol bilan uch kishi ishlasa, vazifalarni ajratish butunlay yo'qqa chiqadi, chunki kim nima qilgani hech qachon aniqlanmaydi. Tekshiruv oxirida auditor «ziddiyatlar» ro'yxatini beradi. Masalan, «omborchi 1C'da kirim hujjatini ham o'zgartira oladi» — jiddiy topilma, «operator va hisobchi bir xil ruxsatga ega» — yengilroq.

Xulosa

Vazifalarni ajratish halol xodimga ishonchsizlik emas, uni ham ayblovdan himoya qiladigan qoida: hamma operatsiya ikki kishining ko'zi ostida o'tsa, xato yoki shubha paydo bo'lganda aybdorni qidirish shart bo'lmaydi. OmborAudit tekshiruvda ruxsatlar va javobgarlik zonalarini ko'rib chiqadi va kuchsiz joylarni ko'rsatadi.