Ombor auditi qachon kerak: egasi uchun 8 ta signal

Ko'p egalar auditni muammo allaqachon katta bo'lib, «nimadir noto'g'ri» degan his paydo bo'lganda o'ylaydi. Aslida omborning kasalligi oldindan ko'rinadi: raqamlarda va kundalik odatlarda. Faqat ularni kimdir bir joyga yig'ib, yaxlit rasm sifatida ko'rishi kerak. Quyida sakkizta signal bor. Ko'pini o'zingiz, ichki hisobotlar orqali tekshirib chiqa olasiz. Uchtadan ko'proq signalga «ha» desangiz, mustaqil ombor auditi haqida jiddiy o'ylash vaqti keldi.

Raqamlarda ko'rinadigan to'rt signal

1. Qoldiq tuzatishlari ko'payib boryapti. Dasturda «ortiqcha» va «kamomad» hujjatlari bilan qoldiq to'g'rilanadi. Bittasi oddiy hol, lekin oyma-oy ko'payib borayotgan tuzatishlar tizim bilan haqiqat orasidagi tafovut kattalashayotganini bildiradi. Shartli misol: oylik sotuv 900 mln so'm bo'lib, tuzatishlar summasi uch oy ketma-ket 3, 5 va 9 mln so'm chiqsa, xavotirli narsa darajaning o'zi emas, yo'nalish.
2. Sotuv o'syapti, foyda o'smayapti. Aylanma ko'paygan, yalpi marja esa kutilganidan past. Sababi narxda ham, yo'qotishda ham bo'lishi mumkin; auditor ikkinchisini tekshiradi. Shartli misol: tovar 100 so'mdan olinib, 130 so'mdan sotilsa, ustama 30% bo'lishi kerak; hisobotda o'rtacha 24% chiqsa, farqning bir qismi tovar yo'qolgani yoki hisobsiz chiqib ketganidan bo'lishi mumkin.
3. Inventarizatsiya har safar boshqacha natija beradi. Bir safar kamomad, keyingisida ortiqcha, undan keyin yana kamomad. Bu kamdan-kam hollarda tasodif; ko'pincha qabul, o'lchov birligi yoki joylashuv bilan bog'liq tizimli xato.
4. Eskirgan zaxira to'planmoqda. Bir yildan beri harakatsiz turgan tovar ulushi o'sib boradi, hisobda esa u hamon to'liq tannarxda turibdi. Pul javonda yotibdi, hisobot buni ko'rsatmayapti.

Ombor ichidagi to'rt signal

1. Tizimda bor, javonda yo'q. Mijozga «bor» deb aytilgan tovar topilmaydi, terish cho'ziladi, buyurtma bekor qilinadi.
2. Bir odam hammasini qiladi. Omborchi tovarni qabul qiladi, dasturga kiritadi, hisobdan chiqaradi va inventarizatsiyada ham o'zi sanaydi. Bu yerda nazorat emas, faqat ishonch bor, ishonch esa nazorat o'rnini bosmaydi.
3. Hujjatlar voqeadan keyin yoziladi. Kirim yoki chiqim hujjati bir necha kundan keyin, ba'zan orqa sana bilan kiritiladi. Yetkazib beruvchining nakladnoyi yo'qoladi, qaytgan tovar hujjatsiz yotadi.
4. Muhim voqea bo'ldi, tekshiruv bo'lmadi. Omborchi almashdi, yangi filial ochildi, 1C yangilandi yoki kredit rejalashtirilmoqda, lekin hech kim qoldiqni mustaqil tasdiqlamadi.

Kutish nimaga olib keladi

Kamomad vaqt o'tgan sari qimmatlashadi. Bir yillik farqning sababini topish ikki oyliknikidan ancha qiyin: hujjatlar yo'qoladi, xodimlar tafsilotni unutadi, tizimdagi yozuvlar ustiga yangilari yoziladi, kuzatuv yozuvlarining ko'pi esa saqlanmaydi. Yaxshi tomoni shuki, erta topilgan signal odatda arzon yechim bilan hal bo'ladi: bitta qoida, bitta ruxsatni o'zgartirish, bitta qayta o'qitish. Qoida sodda: signal ketma-ket ikki hisobot davrida takrorlansa, uni «vaqtincha» deb kutmang.

O'zingizni bir kechada tekshirib ko'ring

Auditorsiz ham dastlabki rasmni olish mumkin:

1. Oxirgi 12 oydagi qoldiq tuzatish hujjatlarini dasturdan Excelga yuklang.
2. Ularni oy bo'yicha jamlang va sotuv summasiga nisbatini hisoblang.
3. Qaysi xodim eng ko'p tuzatish kiritganini va qaysi tovar guruhlari takrorlanayotganini ko'ring.
4. Bir yildan beri harakat bo'lmagan pozitsiyalar ro'yxatini tuzing va ularning umumiy qiymatini zaxiraga solishtiring.
5. Omborga borib, tasodifiy yigirmata pozitsiyani qo'lda sanang va dastur ma'lumoti bilan solishtiring.

Bu mustaqil tekshiruv o'rnini bosmaydi, chunki o'z jamoangiz hujjatlarini o'zingiz ko'rasiz. Ammo yo'nalishni ko'rsatadi: raqamlar tartibli bo'lsa, shoshilish shart emas; bo'lmasa, auditorga aniq savol bilan murojaat qilasiz.

Audit shart bo'lmagan holatlar

Hamma omborga to'liq audit kerak emas. Nomenklatura kichik bo'lsa, ombor bitta bo'lsa, egasining o'zi uni har kuni ko'rib tursa va tuzatishlar deyarli uchramasa, oddiy inventarizatsiya hamda oyiga bir marta tanlab sanash yetarli. Audit savol «nechta tovar yo'q» emas, «nega yo'q» bo'lganda, ya'ni yo'qotish qayerda va qaysi jarayonda paydo bo'layotganini tushunish kerak bo'lganda o'zini oqlaydi. Shunda ham yiliga bir marta mustaqil ko'z tashlash zarar qilmaydi.

Xulosa

Sakkiz signalning har biri alohida jiddiy bo'lmasligi mumkin, ammo birgalikda ular aniq rasm beradi. Mustaqil tekshiruvdan qanchalik erta o'tsangiz, tuzatish shunchalik arzon va og'riqsiz bo'ladi. OmborAudit obyekt ko'rigidan boshlaydi va qaysi signal haqiqiy muammo ekanini hujjat bilan ko'rsatadi.